职位描述是定义组织角色的正式文件。它由三个主要利益相关者使用：人力资源部门，员工或潜在员工，以及员工的主管或经理。它是招聘中的重要工具。经理最初使用它获得批准和预算，以招募某人担任该角色。然后将其用作广告计划的一部分以吸引候选人。一旦招募了某人，就业描述将被用作绩效管理的基础并确定培训和发展需求。虽然职位描述的结构和形式各不相同，但它们都包含三个主要元素。
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任何职位描述中的标准元素是职称和报告行。这些阐明了工作适合组织结构和资历水平的地方。职称和报告行也表明适当的薪资范围。一些组织使用正式的方案来评估工作，例如Hay规模。当组织这样做时，Hay等级通常包含在工作描述中。
选择标准
职位描述列出了履行职责所需的资格，经验，技能和个人素质。这是招聘期间的一个重要因素，因为它允许候选人在申请之前评估他们是否有资格担任该职位。许多现代职务描述将资格分为两类：“必要”和“理想”。在筛选候选人时，这对人力资源部门是有帮助的，因为他们可以丢弃不证明基本标准的申请。
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任何职位描述的核心是员工的职责和任务列表。列表越详细越好。在招聘阶段尤其如此，当候选人将使用该名单来评估该角色的吸引力。一旦有人被聘用，职责清单就是一份有用的文件，用于满足工作目标和管理绩效。虽然在技术上不是法律文件，但这部分职务描述可用于雇佣纠纷，以澄清雇主和雇员的期望。
附加信息
除了这三个主要组成部分外，大多数雇主还会将候选人和员工引导到相关的组织信息，例如公司的愿景和价值观。虽然职位描述的主要部分可能用于确定角色的资格，但求职者和雇主都应该考虑组织的文化和道德，以确定他们是否适合。
