您是否知道未向美国国税局提交所需的“平价医疗法”（奥巴马医改）报告表的雇主可能会受到300万美元的最高罚款？这足以让你夜不能寐！这只是一个法律要求。
今天的雇主面临着广泛的员工记录保管要求，因为ComplyRight这个致力于解除合规负担的小企业主的公司的信息图表清楚地说明了这一点。这些要求似乎每年都在增长。
$config[code] not found小企业的文书工作和记录保管负担可能会下降，因为较小的实体管理人力资源职能的人员较少，或者可能根本没有专门的人力资源。但好消息是，技术可以帮助您作为雇主遵守法规遵从要求。
以下是一些员工记录保存要求，可能会让您感到惊讶（或震惊）：
招聘信息
当雇主为新职位空缺发布广告时，他们必须根据“就业年龄歧视法”（ADEA）保留一年的记录。
工作申请
根据ADEA，美国残疾人法案（ADA）和/或民权法案第七章（Title VII）所涵盖的雇主必须将所有工作申请保留至少一年。一年的要求也适用于季节性和临时工。
简历
根据ADEA和ADA，征集的简历必须保存一年。但是，没有要求保留未经请求的简历。
终止记录
ADA和Title VII要求所有终止记录在员工终止日期后保留一年。
福利计划
ADEA要求在ADEA计划终止后的一年内将福利计划保存在记录中。此外，“雇员退休收入保障法”（ERISA）要求将福利计划记录保存六年。
绩效评估
“公平劳动标准法”（FLSA）要求将绩效评估保留两年。
失业税记录
根据联邦失业税法（FUTA），您应该在纳税到期日或付款后保留四年的失业税记录，以较晚者为准。
I-9表格
I-9表格和验证员工被允许在美国工作的其他验证信息需要从雇用之日起或停止之日起一年后保留三年，以较晚者为准。适用的法律是移民改革和控制法案（IRCA）。
就业合同
如果您与员工签订了雇佣合同，则需要按照FLSA保留所有合同三年。
OSHA伤害和疾病形式
拥有11名或更多员工的雇主必须在日历年结束后保留所有报告伤害或疾病的表格至少五年。
令人眼花缭乱的合规格局
如上面的清单所示，雇主受制于不断增加的员工记录保护法律拼凑。
这不仅仅是法律要求的数量使合规性具有挑战性。这是法律不断变化的事实 - 而且复杂。
法律往往充满细微差别，例外和详细定义。记录保存要求可以根据其规模或行业覆盖一些雇主，但不包括其他雇主。
法律也经常变化，并增加了新的法律法规。如果您没有意识到变更或新法律，您的公司最终可能会支付巨额罚款。请记住，缺乏知识通常不是一种防御。
技术：雇主合规的基本基础
员工记录保存是当今技术为小企业提供公平竞争的领域之一。
一个好的员工记录保存应用程序可以帮助您更好地满足适用于您的业务的法律要求 - 这是一个给定的。
但今天最好的记录保存软件可以增加更多的价值。
最好的应用程序可以帮助小型企业团队更智能地工作，而不是更加困难。提示：寻找快速入门，直观且易于使用的软件。还可以查看自动提示和提醒等功能，以提高效率。
一个好的员工记录应用程序可以通过管理风险来节省资金。知道您的小型企业拥有符合复杂记录保存要求的工具，就像大公司一样，您可以更安心，更好地入睡。
这是技术的另一个巨大好处：电子记录而不是纸张。维护员工记录的硬拷贝不仅需要大量的物理空间，还需要极端的组织。普通员工每年浪费400小时搜索纸质文件。
据ComplyRight称，电子文档越来越受到人们的关注。这并不奇怪。当记录以电子方式存储时，信息在一个地方合并并且易于搜索。员工只需点击几下即可检索员工数据。
随着公司的发展和记录的增加，电子记录保管系统可以更轻松地组织和检索不断增长的数据量。如果没有低效纸张的拖累，您也可以更快地扩展业务。
在何处查找员工记录帮助
要查看员工记录保存要求的完整列表并确定适用于您的业务的要求，请从ComplyRight下载免费的“雇主和人力资源经理的员工记录保留指南”。
并查看HRDirect的员工记录应用程序。它免费且快速入门 - 它简化了员工记录的管理。
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