记录保存是当今许多业务类型的重要组成部分。无论您是在医疗办公室，大学，律师事务所还是其他机构工作，管理保持这些企业运营的表格本身通常都是一项全职工作。有时，组织产生的文书工作量似乎很大。记录管理面临的常见问题可以通过使用适当的系统来缓解。
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丢失的记录可能包括对企业的轻微不便，以及需要数月甚至数年才能解决的巨大麻烦。例如，如果客户定期向公司索取文件而您无法及时（或根本不）提供这些文件，则您将来可能会失去业务。如果法律事务需要重要记录，例如为公司辩护，不提供适当的文件可能会花费巨额资金，甚至意味着完全解散公司。避免丢失记录的一种方法是拥有详细的组织和存储过程。
记录组织
适当的文件组织是良好记录管理的基石之一。通常，公司按年份按时间顺序组织文件，然后按客户名称按字母顺序组织文件。除了公司记录的硬拷贝之外，电子存储是一种可行的选择，可以节省您的业务可用于其他用途的空间和时间。但是，即使您选择将大部分有价值的文件保存在组织的计算机上，硬拷贝也会在记录存储和组织中占有一席之地。原始文件，例如带有公证签名的文件，通常需要保存一定年限，有时甚至是无限期保存。
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Sapling带给你的Sapling给你带来了记录存储
根据您保存记录的业务类型以及公司运营的时间长短，您可能会发现自己的空间不足以存放您必须保留的所有文件柜。这个问题的潜在解决方案不是保留任何无关的记录。考虑您的企业需要多长时间才能掌握这些表格。出于联邦税的目的，大多数文件可以在指定的时间段后按照国税局（IRS）的指示进行处理，具体取决于退货的类型（参见参考资料部分）。不同的企业，例如法律和医疗办公室，需要将客户信息仅保留一定年限，具体取决于其运营所在的州。另一种解决方案是将记录存储在单独的设施中，例如租赁存储单元。这样，它们就不会占用您可用于运行组织的业务场所的宝贵空间。但请记住，根据您需要存储的记录数量，此类单位的成本可能很高。
