我在上一篇专栏文章中写到了新的亚马逊Kindle电子书阅读器并说：
$config[code] not found“我们都在焦急地等待'无纸化办公室'的预测成真，但这种承诺似乎是一种比以往更难以捉摸的妄想。”
但也许无纸办公室就在眼前。是的，我听过那些继续说无纸化办公室仍然是梦想的人。但我认为，这里的关键是瞄准并努力推动自己摆脱纸张，而不是完美实现最终目标。正确的数据管理系统可以将纸张的实用性与新信息和技术的速度相结合。
作为企业家和小企业主，我们希望消除我们使用的纸张数量，因为它只需要太多的时间（和金钱）来生产，组织和回收。这样做可以为您的公司节省很多钱，并帮助您赚更多钱。
随着目前信息的激增， 我们需要以当今世界的速度向我们自己和他人提供信息。
看一下您公司正在处理纸张和文件的方式。
如果你像我一样，我会大胆地建议你找到的东西不会让你开心。
您可能拥有世界上最有组织的办公室，但是将您的记录保存系统化并维持这种组织方法所需的时间转化为真正的美元 - 可以用于研发和营销的时间。
你是否采用了“堆积”的归档系统，保持整齐的堆积，以便你确切地知道一切都在哪里？想想这造成的物理混乱，以及你感到内疚，因为你总是觉得需要“经过”这些堆 - 至少要确保你没有忘记某些东西。
如果纸质文件正在埋葬您的办公室，“无纸化”可能是一个不错的选择。但是，无纸化对你的企业意味着什么呢？ 它涉及做出决定，而不是回头。 这意味着将所有这些文件扫描到计算机中，并培训员工使用数字文件。
现在，那些过去必须从一个员工运送到另一个员工或从您的公司运送到客户或透视客户的论文可以在任何需要的地方查看。您的公司可以节省大量时间和无尽的生产力和效率。
现实是你的办公室总是会用纸。 “无纸化”一词的标准太高了。有些人需要打印出来阅读它们。你会打印随身携带的东西并向其他人展示。并非每个演示文稿都可以为PowerPoint量身定制。你不会摆脱那些打印机。
但是，当您将文件扫描到计算机并在计算机上创建新文件时，您将摆脱文件柜，或者至少其中一些文件柜，并且需要不断组织这些文件。
无纸化时需要考虑以下四点：
1. 扫描文件时，专用文档扫描仪至关重要。
2. 保存文件时，最佳和最普遍接受的方式是PDF格式或便携式文档格式。这是一种稳定的格式，可以使文件看起来与纸上图像完全一致。它可以在线阅读或打印，占用空间小，并且可以使用Adobe提供的软件轻松创建。
3. 如果您正在对文件进行数字化处理，那么您将需要一个专用于保存新“文件柜”的硬盘驱动器和一个良好的数据备份系统。技术专家建议使用两个便携式硬盘。您每周将一个备份到另一个，并将备份带到非现场位置，例如银行存款箱。
4. 如果您没有局域网（LAN）上的计算机，则需要连接它们以便每个人都可以访问这些文件。设置无线网络的成本约为每台计算机25-50美元，另外还需要75-100美元用于四台计算机的“集线器”或中央路由器。
大多数人都可以轻松查看数字文件并进行维护。您和您的员工可能遇到的问题是习惯于新的记录保存和信息管理系统。 让每个人都参与进来 在文件协议方面。如何标记目录？如何命名文件？ 每个人都必须使用相同的标准。 决定那些将是什么，并为每个人打印副本。在公司网络上提供副本。
无纸化是一个选择问题：它是一种有意识的生活方式和一种工作方式的决定。这是一个完全致力于提高您的生产力，效率和效率，以及减少我们每个人生产的废物量的产品。
你有没有做无纸化的决定？
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