办公室备案政策和程序

在电子办公室的这一天，可以将提交论文的概念视为理所当然。制定有效的办公室归档政策有助于保持重要文件的可用性，并且易于查找活动文档。无论在计算机上完成了多少文档，总会有一定数量需要手动打印和归档。继续办公室备案，你可以运行一个更高效的办公室。

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责任

无论办公室备案政策的详细程度如何，每个人都需要负责每天执行该政策，以使其有效。委派文件的授权可能会有所不同，具体取决于要提交的信息量，文件系统的复杂程度以及检索信息的频率和需要重新提交的频率。

有了良好的备案政策，申请只能由负责人来完成。如果其他人删除了一份文件，则应该有一条规则，即该文件放在由责任方提交的“内”篮子中。如果有多个人负责提交，您应该在每个文件夹上创建一个系统，其中提交内容的最后一个人必须在其首字母上签名。为了维持良好的备案制度，必须追究责任人的责任。

根据PowerHomeBiz.com，保持文件有序的方法之一是对它们进行颜色编码。您可以使用彩色标签贴纸为代码文件着色，也可以购买各种颜色的文件夹以在橱柜中使用。

当您按颜色分开时，将颜色编码系统用于更全面的标题，然后使用不同的子标题系统可能更有效。例如，所有财务文件都可以放在绿色文件中，但与税务信息有关的文件将有自己的系统。尝试使用颜色编码颜色编码系统。绿色文件夹可用于财务文件，但红色标签贴纸可用于税务相关信息。

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您最常用的文件将是应被视为活动的文件，并且可以存档不会定期引用的文件。活动文件系统是动态的，并为扩展和添加留出空间。一旦文档被视为超出其活动阶段，它将被移至归档。保持活动文件可供那些需要它们的人使用，并且每天都要继续组织活动文件。