采购助理的职责是什么？

采购经理在采购经理的指导下协调采购活动，确保以合理的价格有效地采购货物。他们建议管理人员购买产品，与供应商保持沟通，跟踪订单并保持准确的购买记录。采购助理通常需要高中文凭和一些行政或文书支持经验才能获得聘用，可以为企业，地方当局，政府机构以及非营利组织工作。据职业资源网站Simply Hired称，截至2014年2月，采购助理的平均年薪为42,000美元。

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提供建议

为了确保组织购买优质产品，采购助理提供有关市场上可用的各种品牌产品的信息。例如，在大学，助理可以利用他对文具产品的知识，向教师提供有关最佳产品的建议。当机构的部门下达采购申请时，他会检查它们的完整性和准确性。如果请购单不准确 - 也许某个部门订购了异常多的复印纸 - 在联系供应商之前调查问题是助理的工作。

安排合同

在收到采购订单后，采购助理协调采购和随后的货物交付。如果组织想要与供应商签订合同，则助理要求供应商进行投标，并填写订购产品的价格表。然后，她可以与采购经理合作审查投标并选择价格最优的可靠供应商。助理与选定的供应商联系并安排会议，他们可以协商供应条款并签署采购合同。

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监控承包商绩效

采购助理监督合同供应商的业绩。例如，当供应商向大学提供文具时，助理会检查复印纸，弹簧文件，书写工具和其他物品的质量，以确保它们符合机构的规格。如果某些产品质量不合格，助理会指示供应商提供更换。采购助理让管理人员了解各供应商的绩效，通常会针对表现不佳的供应商推荐适当的行动 - 例如合同终止。

维护采购记录

采购助理的工作是保持采购订单，投标建议和供应商审查等采购文件的最新记录。为此，他们必须开发和实施合适的档案系统。例如，如果这些助理选择钢制文件柜而不是电子文件系统，他们可以在同一个抽屉中放置类似或经常使用的文件，这样如果采购经理需要某些供应商提交的投标建议书，那么助理就能够轻松找回它们。

使用相关技能

为了有效，购买助手必须是有组织的个人，他们注重细节和强大的数学技能。例如，他们使用组织技能有效地使用多个购买文档和数学技能来准确计算订单项目的总成本。口头沟通技巧也很重要，因为助理经常与供应商和供应商进行频繁沟通。