编写正式备忘录是在公司内部进行沟通的有效方式。用权威的声音写备忘录，打算通知而不是恐吓读者。备忘录中包含的补充信息称为附件，附件通常包含在字母中。正式备忘录包含特定部分，并包括作者和助理在最后的缩写。虽然大多数备忘录是一页或更少，但如果备忘录的长度超过一页，请记得在备忘录的末尾添加摘要段落。
$config[code] not found创建备忘录的标题，其中包括“收件人”，“发件人”和“主题”部分。决定谁需要收到备忘录的副本。如果您要包含附件，请确定谁需要获取附件，以及谁只需要备忘录的副本以便他们了解信息并且附件已经分发（例如，经理可能已创建附件和不一定需要副本）。在标题的“收件人”部分中包含每个人的姓名以获取备忘录。您要复制的人会在备忘录末尾的备忘录的“cc”部分中找到。可能还有一些人想要私下通知备忘录。这些收件人将被“盲目复制”。他们将获得备忘录的副本，但不会在“收件人”或“抄送”部分公开列出。
清楚简洁地写下备忘录的正文。使用直接和正式的语言，但保持备忘录听起来令人生畏或贬义。较长的备忘录应包括段落标题，以使其更易于阅读。
完成备忘录。在备忘录正文结束时，作者的首字母应该出现，助手的首字母缩写为“XX / yy”。作者的姓名首字母大写;助理是小写的。在下面，两个空格向下，应该是单词“附件（x）”，如果有多个附件，则括号中包含附件数量。接下来，列出要复制碳复制的人，或“cc”。它应该是一个列表格式。盲目复制的人应该手写在他们的副本上。请务必包含“密件抄送”，以便他们知道他们已被匿名复制。在备忘录发布之前，备忘录的作者应在标题的“起始”部分以他的名字开头。
小费
将备忘录中的一个或两个备忘录保存在带有附件的文件中，以防其他人需要添加到分发列表中。
校对备忘录的拼写错误，拼写错误（形式/来自）。
如果您的公司尚未指定使用，则大多数文字处理软件都包含备忘录模板。
警告
确保在备忘录的“收件人”部分中包含所有收件人。
备忘录仅应用于公司内部通信。与供应商或客户的沟通应以字母格式书写。
