对于小型企业而言，费用报销欺诈可能非常昂贵。 Chrome River Technologies最近的一项研究报告称，每年总计美国公司的成本高达19亿美元。
每个企业大约35,000美元。 Small Business Trends采访了Chrome River Technologies客户成功高级副总裁Anne Becknell，了解小型企业需要了解的内容。
$config[code] not found顾名思义，费用报销欺诈是指员工提交索赔以支付虚假业务费用时发生的犯罪行为。
如何避免费用报销欺诈
使用更新的技术
管理和审计费用报告需要使用现代技术才能有效。使用人工费用报告是调查中的头号问题。
“令人惊讶的是，许多中小型企业仍在使用烛光和蜡笔方法，”Becknell说。 “他们仍然通过纸张或excel电子表格并通过电子邮件发送给公司。”
这些陈旧系统的问题是无法跟踪和查看应引发警报的趋势。结合自动分析等工具的技术可帮助您发现热点，例如已多次提交的相同收据。
Becknell表示，自动化将费用报销欺诈减少了一半。
了解男人作弊更多
费用报销欺诈不是男女平等的一个领域。事实上，报告指出，犯罪的可能性是女性的两倍多。不仅如此，他们增加至少1000美元的费用的可能性增加了四倍多。
了解年轻员工犯下更多此类罪行
事实上，近25％的费用报销欺诈是由25至44岁的员工承担的。
实施正式书面政策
书面政策不仅重要，小企业应该有一个程序来告诉管理层员工已经处理了他们需要知道的事情。 Becknell建议让员工签署该文件，以帮助他们取得政策的所有权。
“当你签署某些东西时会有一种情感依恋，”她说。
纳入高级规则
该政策不需要过于详细，但确实需要设定费用支出的界限。例如，虽然它不需要确定您可以在出租车上花费的确切金额，但它应该告诉您的员工是否可以接受商务舱或长途汽车课程。
简单性应该是您在这里使用的基准之一。
不要使流程复杂化
会计师经常看到有机会在自动化流程时深入研究公司的费用。结果是费用报告很复杂，并且在没有经过适当审查的情况下往往会得到橡皮擦。
因此，重要的是要看看费用报告在人与人之间传递的次数和原因。小企业应该寻求简化流程的这一部分。
注意个人费用
最大的费用欺诈索赔之一是将个人费用替换为商业费用。这里的赠品之一是当员工没有安排旅行时的周末餐。
注意奢侈的费用
超过三分之一的承认在Chrome River Technology作弊的人报告说，增加的金额从100美元到499美元不等。看起来改变的金额是你应该寻找的红旗。例如，看起来像使用两种不同类型的墨水的收据通常是死的赠品。
批准审批人
“你会希望批准这些收据有意义并培训审批人，”贝克内尔说。她补充说，重要的是他们了解要寻找什么，并且他们要追究任何欺诈性索赔的责任。
使用公司信用卡作为主动步骤
只要有可能，使用公司信用卡就会阻止欺诈性索赔。这是锁定重要信息（如日期和任何交易金额）的绝佳方式。
照片来自Shutterstock
