几乎三分之二（即64％）的小型企业无法追踪其打印设备的成本，也无法跟踪其使用情况。如果您无法在业务中跟踪这些基本统计数据，您将不知道浪费了多少。
如何通过更智能的文档管理（PDF）报告和Xerox（纽约证券交易所股票代码：XRX）的SMB文档管理状况调查来优化您的IT预算，为数字世界中的打印提供了宝贵的见解和解决方案。
$config[code] not found监控打印机的好处
该调查
该调查在美国，法国，德国和英国进行，有1000多家中小企业参与。目标是了解这些公司如何管理印刷和文件。打印机使用情况的细分表示小型企业正在发生的事情。在接受采访的企业中，56％的人表示计费和发票是组织中的纸张密集型流程，53％的人表示业务和财务报告同样是纸张密集型的，51％的人表示人力资源表格和员工档案大量涌入他们的打印机。
47％的受访者表示，员工打印电子邮件的数量相当于其打印机使用量的相当大一部分，同样的百分比声称合法签名对纸张和打印机的使用率造成很大影响。超过40％的企业报告称采购批准，营销材料和客户报价占用了大量的纸张和打印资源。
对于小型医疗，法律，建筑和设计公司而言，调查显示印刷产量可能更高。通常情况下，这些企业没有管理打印服务提供商来处理这项劳动密集型任务。
调查中另一个明显的统计数据是印刷过程浪费的时间量？等待打印机上的工作，耗尽耗材或去打印机商店拿起文件会增加相当长的时间。当然，成本可能并不明显，但它确实存在。
施乐公司表示，在美国，每个员工在共享中央打印机业务的文件等待时间约为3分钟。每位员工每年需要13个小时。因此，即使是拥有10名员工的小型企业也可能会遇到130小时的浪费时间。
那个报告
“如何通过更智能的文档管理优化您的IT预算”报告提供了小型企业可以部署的解决方案，以避免调查突出显示的问题。
第一个是找到托管打印服务合作伙伴，以帮助他们更有效地管理打印机使用。在官方Xerox博客上的一篇文章中，施乐渠道营销经理Lisa Graham写道，企业需要更积极主动地评估打印机的使用情况。 “打印评估可以快速识别成本节约和效率改进，”格雷厄姆解释说。
从打印机托盘上的废弃文档到购买耗材，不必要的彩色打印以及其他低效率都会让您付出代价。
随着数字化几乎改变了您业务的每个部分，受信任的托管打印服务或其他合作伙伴可以整合数字化，文档工作流程，移动打印，云技术和安全性。
作为一个单独但相关的问题，该报告指出90％的企业因不安全打印而遭到破坏。
结论
在报告的最后，施乐建议各种规模的公司找到合适的管理打印服务合作伙伴，但这对小型企业来说可能是不可能的。该报告为那些无力承担此类服务的人提供了有价值的信息。
通过选择具有跟踪和监控解决方案的最新打印机，实施良好治理的最佳实践以及培训您的员工，您可以有效地管理与未经管理的打印机使用相关的问题。一些解决方案包括标准化设置，以便所有副本都是黑白的，与云和移动工作流程集成，自动化工作流程以及协调购买耗材。
图像：施乐
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