如果只有一个词来描述过去十年中小型企业的变化，这个词可能就是“技术”。
在相对较短的时间内，技术使小公司有能力：
- 从主要的本地企业转到全球市场。
- 与远程和分布式工作人员一起操作，减少办公室开销。
- 通过自动化实现更高的吞吐量。
- 通过技术更好地为客户服务。
- 在与更大的实体竞争时，平衡竞争环境。
- 从我们的办公桌上找到业主和员工，更好地整合工作和生活。
您的业务如何与当今的21世纪小型企业相抗衡？查看今天的小型企业及其最佳实践，了解您的比较方式。今天的小企业遵循以下五个最佳实践：
最佳实践1：在云中共享文件
您最重要的文件，无论是文档照片还是视频，都不再需要存储在硬盘驱动器上或现场服务器上。或者（恐怖）在纸质文件柜中。
我们来看一个场景吧。想象一下，做一个客户演示。在过去，您必须下载演示文稿并随身携带。如果您忘记或需要最后一分钟的更改，助理可能不得不在路上通过电子邮件将文件发送给您。在过去，我浪费了更多时间，只是在旅行时协调演示而不是我记得。
今天它变得如此简单。无论您是在会议中还是在偏远城市的客户总部，这都只是从云中提取文件的问题。
但是，在云中共享文件不仅仅是方便旅行。今天的小型企业使用云工具运营虚拟办公室，以便与全国乃至全球的合作伙伴和员工进行协作。
如果您已将所有文件和数据存储在云中，您永远不必担心导致灾难的硬件故障。去过那里，做到了 - 花费数小时试图恢复丢失的文件从来都不是很好。
今天有很多工具可以提供帮助。例如，Microsoft OneDrive允许您同步和存储文件，因此可以从任何浏览器或移动设备访问它们。更好的是，您可以设置计算机以默认将所有内容保存到OneDrive，这样您和您的员工就不必手动将任何内容传输到云端。
这意味着您可以在任何地方共享和协作。 Office 365允许您构建最多300个用户的虚拟网络，这些用户可以通过Web版本的Outlook，Word，Excel和PowerPoint共享文件。
如果您的业务需要快速增长，您可以通过Microsoft Azure上的SharePoint进行低成本扩展。
最佳实践2：通过协作增强团队合作的力量
技术也使工人可以在任何地方进行协作。一个真正的虚拟办公室已经出现，其员工不再需要在同一个城市甚至同一个大陆。
例如，有许多技术工具可以让您，您的合作伙伴和员工在Word，PowerPoint和OneNote中共同创作。
Skype for Business允许您通过即时消息，屏幕共享，对话或视频聊天获得输入和召开会议。在Small Business Trends，我们整个团队都依靠Skype进行协作。例如，我们通过Skype举行执行团队会议，同时查看共享云文档的会议报告。更重要的是，我们使用Skype与自由职业者和合作伙伴保持联系，因为它无处不在，我们遇到的几乎所有人都拥有Skype ID。
是否包含您需要共享的信息以及您不想分享的某些信息？ Microsoft GigJam提供了一种突破性的方式，可以与合适的人员实时共享正确的信息。
最佳实践3：为运营提供安全核心
在互联网时代，数据安全与办公室的物理安全同等重要。
存在各种工具，可以在恶意软件，网络钓鱼，主机文件重定向方案等环境中保护您的业务数据安全。现代小企业所做的最重要的事情是将安全性深深地融入日常运营中，您和您的员工不会将其视为特殊事件。计算安全性始终存在于各个层面。
数据保护内置于所有设备的企业数据保护和Office 365移动设备管理 - 即使是“自带设备”情况。
当您离开公司网络时，您可以使用多重身份验证在任何地方安全地访问内容。每月提供Office 365的安全更新，以确保您可以确保数据安全。
哦，不要忘记集成到Windows 10中的免费Windows Defender防病毒保护，以及每个工作人员的Windows Hello面部扫描登录保护。
最佳实践4：利用AI的力量
技术不仅仅是一种工具，它已经加入了商业世界。今天，人工智能形式的技术几乎像人类工作者一样运作。
可以从桌面或移动设备激活虚拟助手，并在自己进行研究或将其分配给工作人员所花费的时间的一小部分内提供重要信息。
例如，Cortana可以管理您的日历，并为您提供预约提醒，跟踪套餐，团队，兴趣和航班。 Cortana可以发送电子邮件和文本，创建和管理列表以及打开系统中的任何应用程序。
这种智能技术的另一个版本 - 机器人 - 可以回答客户的简单问题，并提供对提供更好的客户服务至关重要的信息。
通过Microsoft Bot Framework，您可以构建自己的机器人，通过短信，Skype，您的网站或Office 365邮件与系统用户和客户进行交互。
最佳实践5：随时随地工作或远程工作
远程工作带来很多好处。
减少浪费通勤和减少压力的时间。更重要的是，在家工作的员工通常更快乐，更好地与工作联系，并且在他们做出选择时更有效率。
技术可以让您轻松保持联系。
例如，我的整个公司都是虚拟的。小企业趋势中的每个人都在他或她的家庭办公室工作。没有共享文件，协作工具和各种移动设备 - 我们将无法运行。
也有很多商业利益。通过利用技术实际运营，我公司已经能够最大限度地提高盈利能力并为我们的增长提供自我资金，因为开销很低。
更重要的是，我们的工人让工作适合我们的生活 - 而不是相反。我们没有被束缚在我们的办公桌上。如果我们需要访问文件，我们可以在我们的移动设备上调用它，无论我们在哪里。我们可以自由旅行或只是跑腿来保持身体和灵魂在一起。
希望我给你一个现代中小企业的味道，包括五个最佳实践。重要的是要认识到微软可以成为您的合作伙伴，将您的业务转变为现代SMB并完全采用这些最佳实践。这就是为什么我很高兴成为微软小型企业大使的原因，因为我已经利用技术的力量以经济高效的方式在当今世界开展业务。微软一直是实现这一目标的核心。
撰写本文时，Anita Campbell正在参与Microsoft Small Business Ambassador计划。
现代商务人士照片通过Shutterstock
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