生产无纸化工作场所不仅有助于企业节省资金和减少开支，而且还使他们走上了更加环保的道路。如果您正在考虑用无纸化系统更换大量文件的文件柜，但不确定从哪里开始，请查看以下10个步骤以实现无纸化。
在工作中无纸化
数字共享文件
不依靠打印机打印大量文档，而是通过数字方法与同事共享文件，例如Google Docs。此外，由于这项免费服务通过Gmail不断保存，工作文件永远不会丢失，与复印机不同！
$config[code] not foundProgressly的联合创始人兼首席执行官尼克·坎迪托（Nick Candito）告诉Small Business Trends，无纸化的一些关键方法可以帮助企业。谈到“坚持”以及数字化如何改善工作实践，Candito说：
“毫无疑问，数字化可以改善协作。当每个人都可以访问基本文档并在需要时始终为合适的人收集正确的信息时，您就会为公司内部通信引擎的轮子增添润滑感。“
在云中存储文件
各种规模的企业都依赖于文书工作，这些工作很快就会成为巨大的存储需求。而不是将重要的文书工作填充到文件柜中，而是将它们方便地存储在基于云的系统上，例如Dropbox。这些无纸化数字系统将为您节省大量的办公空间，更不用说有助于保证重要文件的安全。
扫描和传真不再
扫描和传真文档需要使用纸张。使用手机上的扫描仪应用程序扫描文档，帮助您的业务无纸化。然后可以将保存的文档转换为PDF并通过电子邮件分发给同事。
鼓励数字通信
鼓励您的员工采用数字通信文化，以前基于纸张的通信方式（如邮寄发票和工资单）将替换为电子邮件和即时消息等数字方法。
依靠数字通信而不是基于纸张的消息，将有助于节省您的业务时间。 Candito指出，使用数字而非纸质工作流程，管理层可以“实时监控您的业务和关键协作，并分析瓶颈以改善它们，从而改善结果。”
交换纸质票据和数字一词
无论是能源账单，银行对账单还是承包商发票，所有业务都会产生账单和报表。如果您的账单仍以纸质形式创建，只需要求以数字方式发送。一般来说，银行和其他组织喜欢发送数字报表和邮件，因为它节省了打印和邮寄费用。
生成数字名片
名片虽然必不可少，但却需要大量耗费树木的纸张。而不是用一大堆名片来填充钱包，而是将您的名片数字化。有许多软件和应用程序可供选择，例如Pearl Scan和CamCard，它们扫描名片并将其转换为数字文档。
使用电子签名
甚至我们的签名也可以通过电子方式签名。不必打印文档，用笔对其进行物理签名并将其发送给收件人，签名可以通过电子方式签名，这意味着不需要耗费时间和成本高昂的文书工作。 Abode Reader可用于签署文档而无需打印任何内容。
这种数字方法有助于提高业务的安全性。 Candito说：“通过数字化流程，确定治理和访问控制，确保只有合适的人才能访问某些文档和系统。”
筛选和排序现有的文书工作
要成功创建无纸化办公室，您需要“减少”过去20年甚至30年内可能在办公室中存在的一些现有文书工作。花一个或更长的时间来筛选旧的文书工作，并确定可以通过脱落器放置什么。从办公室消除多余的文书工作将创造更多的空间，同时令人难以置信的满足！
使会议无纸化
不要在会议上发布纸质讲义，而是利用投影仪和技术传达您想要从一个视觉源共享的信息。
培训员工更加数字化
无纸业务需要一些数字技术。从诸如通过电子邮件发送文档到使用基于云的系统来存储文件等任务，如果您的员工缺乏数字敏锐性，将时间和金钱投入到培训中，可能会证明这是一项有益且宝贵的长期投资。
Candito说，没有纸张有助于优化绩效和公司的底线，并说：
“最终，您在无纸化方面的目标是改善客户体验，从而提高利润。
通过Shutterstock投掷纸张照片
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