告诉我们这听起来很熟悉。你需要每个人参加一个大型会议，或者参加电话会议，这意味着每个人都要离开他们的办公桌几个小时。会议很重要，但会议中断的工作也是如此。
有些方法可以满足工作中的两种需求。以下是如何通过提高效率，自动化和技术使用来保持生产正常进行的提示。
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- 检查您的内部流程。 您可能有一些日常工作中的任务，您可以不用。一旦你知道它们是什么，你就可以将重要的任务与不再需要的任务分开。
- 代表。 务必与您的团队沟通，了解他们可以采取哪些措施来帮助简化项目。知道自己可以做什么，以及需要增援的内容。
- 休息一下。 这可能听起来很矛盾，但有时你需要停止工作以继续工作。正如福布斯所说：“久坐不动时，负责分解血液中的脂肪并将其转化为能量的酶脂蛋白脂酶（LPL）显着下降，导致脂肪细胞形成。简而言之，缺乏运动等于能量的下降。“
- 在午餐时间计划你的一天。 我们中的许多人早上都比较敏锐，所以要把时间花在需要深入分析和思考的工作上。一坐下就写下报告和紧急号码。午餐后，当您加油时，请专注于需要您互动和分享想法的事情，例如会议和电话会议。
- 做一个列表。 按照优先顺序和时间，把你需要做的一切都放在一边。当您检查每项任务时，您可以发现一天中哪些时间最有效。
自动化
- 自动化社交媒体任务。 Hootsuite可能是最知名的，但也有许多其他社交媒体应用程序和工具。例如，Buffer允许您根据特定模式安排帖子。因此，如果你想在工作日上午10点发布，那么Buffer可以帮助你做到这一点。另一个平台Dlvr.it允许您将您的网站与Facebook，Twitter和LinkedIn同步。
- 为常用文档创建模板。 假设您每周发送相同类型的发票或信件。您可以通过为此创建模板来节省时间，然后只需填写相应的名称，日期和数字即可。
- 使用云中的在线日历并共享它们。 坐在会议中可能会占用时间，但安排会议也是如此。通过让您的同事和您的客户知道您将要做什么以及何时进行，您可以节省大量的来回电子邮件和电话。
- 自动化客户跟进和类似任务。 在查看内部流程后，您可能会发现有许多重复发生的时间浪费任务，您可以在30分钟或更短的时间内自动完成。
- 为需要相同响应时间的电子邮件创建“预制”电子邮件回复。 这样，您每次回复时都不必输入相同的电子邮件。或者更好的是，如果您一次又一次地问同一个问题，请创建一个FAQ页面或文档并在线发布或提供给您的同事，这样就可以得到答案并减少通信要求。
技术
- 将核对清单放在云端，以便您随身携带并共享。 Forgett允许您共享它们或将它们保密，甚至可以让您添加动画GIF。 Checkli具有许多相同的功能，允许您创建列表的PDF版本。
- 熟悉宏（也就是快捷方式）。 Microsoft Word等程序将宏作为内置功能，允许用户自动执行例行任务。创建和自定义它们很容易。有些很容易（控制我 斜体 ）。一旦你掌握了它们，你就可以在写作时节省时间。若要了解有关为Microsoft Word创建宏的更多信息，请访问Microsoft Office支持页面。本着这篇文章的精神，将这些信息保存为文档，并与您的同事和员工分享，以帮助他们简化他们的需求。
- 如果您想学习如何在Word，Excel或Powerpoint中制作模板，最好的办法是看看Office有什么要说的. 此外，本文很有用，因为它侧重于团队协作。
- 使用会计软件简化开票和计费任务。 没有必要为每个月为同一服务收取相同金额的客户手动生成发票。
- 在电子邮件收件箱中使用标签，文件夹和标签。 这有助于对项目进行排序和组织，更重要的是，它有助于快速检索消息。
在你的会议中发生重要的事情，并且进入他们担心你会缺少什么并不是一个好主意。通过遵循一些关于如何召开会议的技巧，您将能够减少办公室周围的一些小任务，以便专注于董事会会议室中的大型任务。
通过Shutterstock会议图像
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