外交工作电子邮件简单明了，并努力确保收件人不会误解或误解信息。在撰写外交邮件时，请使用正式，准确的语言并避免使用情感词语。目标是使用委婉的语言 - 明确传达重要信息的词语 - 而不会造成不良情绪。
定调
通过关注您的想法，信息或说明将如何帮助您的员工来定下基调。承认他们所面临的任何与工作相关的挣扎，例如技术问题或挫折，并在有需要的时候询问 - 而不是要求 - 。例如，如果您在现有项目中添加更多人员，请写道：“我知道这个项目给您的团队带来了额外的压力，所以我请Jane Doe协助编辑副本。您能否为她提供帮助周末前的草稿？“ 外交语言具有礼貌的语气，试图让接受者放松.
$config[code] not found保持专业
在外交邮件中避免个人，机密或敏感的主题，如薪资信息，人事问题或内部冲突。 只讨论公共事务，Companies Inc.杂志。始终面对面地面对个人或机密问题，或者如果无法进行面对面会议，请通过电话解决。你永远不知道什么时候可以在办公室里传递电子邮件。使用专业致敬和关闭，因此接收者知道通信是与工作相关的，而不是个人的。例如，以“你好”，“问候”或“早上好”开始发送电子邮件 - 而不是“嘿”，“哟”或“我的偷看”。
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Sapling带给你的Sapling给你带来了明智地选择你的话
专注于“我”的陈述，而不是“你”陈述，特别是当你在电子邮件中解决缺陷，错误或更正时。解释您的陈述，以便接收者清楚地了解您的目标和意图。例如，如果您想发送公司范围内关于满足截止日期重要性的电子邮件，请写道：“为了保持强大的客户支持基础，我的目标始终是满足最后期限。及时性和效率是我的首要任务之一如果出现可能导致截止日期困难的情况，请与我联系。“
直接和具体
对你的信件保持诚实和直接，所以你的同事不必在两行之间阅读或者猜测你想说的是什么。 外交语言是机智，简洁和重点。删除可能会使您的员工感到困惑或使您的电子邮件陷入困境的多余文字，想法或想法。例如，如果您想在给教师的电子邮件中解决员工着装违规问题，请写一下“请查看员工手册中的着装要求。在上课时间内不要穿短裤，背心或拖鞋。”将电子邮件发送给“所有员工”，这样就没有人被挑出来。
