在任何办公室，都需要完成任务才能保持业务向前发展。这些任务属于文书工作的范畴，通常相当简单易懂，通常分配给入门级工作人员。尽管打字和归档等文书工作相对基本，但确实需要时间 - 而且在很多情况下，高管和中层员工都专注于其他优先事项，无法跟上需要完成的所有工作。出于这个原因，许多公司聘请了专门负责处理这些任务的文书支持人员。
$config[code] not found常见的文书活动
文书支持工作者的职称是指支持或协助同事完成各种任务的个人。属于此类别的一些最常见的工作包括打字文件，归档，接听电话，管理邮件，数据输入，复印，传真和分类以及传送收到的邮件。文书支持专业人员也可能负责维护和订购供应品，以及处理指定的其他任务，例如为会议订购食物。通过承担这些责任并将其从其他人的盘子中取出，它们有助于保持办公室顺利运行并确保一切都井然有序。
虽然一般文书支持侧重于这些一般任务，但在某些企业或部门，文书支持可能侧重于特定活动或需要更专业的知识。例如，财务部门的文书活动可能包括簿记任务，管理应付账款和应收账款，协助工资单，或排序和验证费用报告。如果您在政府办公室工作，您可能需要负责提交许可证或管理邮寄程序。但是，无论设置如何，大多数文书支持都涉及重复的，定义的任务，而不是战略或运营工作。
技能和教育
大多数文书支持角色是入门级，因此通常需要高中文凭或同等学历。有些人通过成人教育或社区大学计划完成办公室管理的额外培训，而其他人则以学士学位的身份进入这些岗位，作为一种手段进入职位，负责更高的职责和更高的薪酬。
熟悉基本办公任务是文书支持角色最重要的资格。虽然公司将提供特定流程和程序的在职培训，但他们希望文书支持人员能够以一般技能进入工作岗位。这些技能包括如何使用基本办公机器（传真机，复印机等）的知识;一般的计算机技能，包括每分钟或更快地输入60个单词的能力以及基本的文字处理和电子表格软件;提交能力;数据录入技巧;以及使用手机和学习公司电话系统的能力。
文书支持工作也需要一些软技能。专业风范是必不可少的，也是卓越的组织能力。客户服务技能非常重要，特别是如果您要与公众互动，那么以细节为导向至关重要。在一些行业，例如医疗保健和金融，文书支持工作者也应该熟悉有关信息安全和个人数据的行业法规，并相应地开展工作。
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由于文书支持被认为是入门级职位，因此工资相对较低。据PayScale.com称，文书支持职位的平均小时工资为12.87美元，年薪约为30,000美元。薪酬通常与经验相称，但即使是最有经验的支持专业人员也很少每年赚取超过40,000美元。但是，在这个领域还有增长的空间，因为许多人继续担任高薪行政或行政助理职位，或者继续从事组织内的不同工作。根据PayScale.com的说法，医疗领域的文职支持提供者继续成为医疗助理，注册护士或执业护士也很常见。
支持性最高的文书支持行业是政府和专业，科学和技术服务。然而，医疗保健也是一个高薪领域，而且预计未来几年至少会有一些增长。
文书支持行业趋势
与许多行业一样，技术正在改变文书支持和工作方式。之前手动完成的许多任务现在可以通过计算机完成，从而节省时间并增加对额外培训的需求。在这个领域内，正在形成的两个主要趋势正在改变文职支持的面貌。
首先，向无纸化办公室的转变正在改变 - 在某些情况下，不再需要 - 文书支持。由于多种原因，公司正在无纸化，或者至少使用较少的纸张，包括提高可持续性，改善组织和降低成本。事实上，Gartner在2014年进行的一项研究发现，与存储和检索纸质文件相关的美国企业的成本每年约为250亿至350亿美元。通过使用数字服务来创建，存储和组织文档，企业可以节省资金并提高效率。
在文书支持方面，这也意味着减少了某人物理地提交文件 - 或打字和打印信件，跟踪文件等 - 的需要。虽然一些公司正在废除文职职位（劳工统计局预计到2026年该领域几乎没有增长，这在很大程度上取决于技术），但其他公司正在改变这些职位的资格，并要求具备先进的计算机技能和管理电子的经验。文档。
影响文书支持领域的另一个趋势是虚拟助手的兴起。虚拟助理，也称为自愿协助，是远程工作的助理或支持人员，提供许多与办公室助理相同的服务。许多自愿协议适用于需要支持的企业家或小企业主，但却无法负担或没有空间或设备雇用某人在办公室全职工作。同样，技术是这个行业的关键，因为虚拟助理通过互联网工作，使用电子邮件，文档共享和其他技术来处理雇主的任务。虽然一些自愿协议是专家并处理社交媒体和网站管理等任务，但一些企业家只需要有人来管理他们的电子邮件并回复客户的询问。
由于虚拟助理通常是自雇人士或以自由职业者为基础工作，因此他们通常可以获得比在办公室工作的人更高的工资率。一些自愿协议也可以同时为多个客户提供服务，从而提高他们的收入潜力。平均而言，VA每小时收入在10美元到25美元之间。
登陆文书支持工作
虽然文书支持工作可能不像以前那样丰富，但它们仍然可用。大多数开口都是由营业额和助手留下来留下其他机会。
一份好的文书支持简历将突出您的行政和技术技能。向雇主证明你是有组织的，注重细节的，善于解决问题并具备出色的沟通技巧。务必以可量化的方式突出您的技术技能;表示您每分钟输入单词的速度有多快，并指定您知道如何使用的软件。在详细说明您的经历时，请突出显示您的文书技能的任务和成就，特别是那些可以让您与其他候选人区分开来的技能。最重要的是，要细致的语法和拼写。和任何简历一样，错别字和差的语法反映你的技能很差，但在一个以文书支持为细节的领域，你需要完美。没有人会雇用一个无法将自己的简历改正的打字员。
通常可以在工作板或公司网站上找到文职工作。临时代理商也是寻找此类工作的好地方。作为临时工，您可以在各种公司中建立自己的技能。有些代理商会进行长期安置，或者你可以在作为临时工作后全职雇用。实习是建立办公室支持技能的另一种方式。虽然许多拥有正式实习计划的公司允许实习生在特定项目上工作，但实习生也经常被要求通过承担文书工作来“缴纳会费”。期望花一些时间在任何实习中做一些归档，数据输入，管理邮件或接听电话 - 但是看看这是一个发展技能的机会，这些技能可能会在以后证明有用。
让自己不可或缺
仅仅因为文书工作通常是入门级，这并不意味着你不能成为团队的重要组成部分。事实上，让自己成为老板和同事不可或缺的人可以增加晋升机会，最终拥有自己的文职支持团队。对于初学者来说，认真对待你的工作，并尽一切努力完成每项任务 - 无论多么卑微或乏味。和任何工作一样，你会爱上你的部分工作和你讨厌的部分，但是你需要把它们视为重要而且做得好。
其次，学会优先排序。很有可能，在任何特定时刻，您都将拥有多个项目和任务，尤其是当您为整个团队或办公室提供支持时。学会确定什么是最重要的，什么可以等待，并开发系统，以确保每个人在需要时获得他们需要的东西。多任务处理和时间管理是文员支持工作者的重要技能，通过了解公司和团队成员的目标和优先级，您可以提供最高级别的支持。
第三，愿意加倍努力。你的工作是提供支持，这可能意味着在这里和那里承担一些额外的任务。不可或缺的助手总是愿意学习，并且不仅要完成工作，还要解决问题并防止危机发生。例如，如果您发现通过包含重大错误的备忘录发送了关联，请不要只打印和分发文档。与员工确认信息是否正确 - 并根据需要进行更改。
最后，要时刻保持专业和礼貌。有时候，组织中的其他人会粗暴地对待你，或者没有给予你应得的尊重，但仍然保持自己的专业精神。善待和尊重对待每个人都会增加公司的股票，特别是如果你建立了自由裁量权和愿意提供帮助的声誉。在您的文书支持位置，您可能会获得大量信息，但抵制八卦或分享您所知道的诱惑。获得老板和同事的信任可以帮助推进你的职业生涯，而作为办公室的八卦会损害你的声誉，并可能使你无法前进。
