议定书是用来描述润滑机构之间关系的手续和礼节的术语。最值得注意的是，在国际关系背景下，组织通常会在任何VIP进行正式访问时遵守协议。美国国务院有一个协议部门负责促进国家访问，并确保美国大使馆系统中的贵宾顺利接待。州和市政府也经常设有礼宾办公室，军事指挥部也是如此。
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礼宾人员的一项基本职责是向组织工作人员提供有关正式访问期间礼仪和礼节的建议。例如，他们可以发布关于鞠躬，握手，与异性互动以及为期望外国政要访问的办公室交换礼物的海关指南。
延伸礼貌
礼宾人员的职责可能包括发出欢迎信，安排小礼品和感谢代币或打电话以方便贵宾的旅行计划。协议官员偶尔也可以计划精心准备的仪式，以纪念外国工作人员的到来。例如，国家晚宴是白宫的主要和频繁的协议功能。
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对事件后勤的理解有助于协议官员履行其作为活动策划者的角色。在与所涉及的每个人互动时，官员还必须运用判断力，平衡力和人际交往能力。
进行后续行动
在贵宾访问后，礼宾人员经常确保对感谢信和纪念照片，牌匾和奖杯等感谢信件进行适当的跟进。这一后续行动的目的是让贵宾们有一种善意的感觉。
