1964年的“民权法案”要求将就业申请保存至少一年。根据“就业年龄歧视法”，如果您知道申请人年龄超过40岁，则其申请必须保留两年。州法律可能要求更长的时间来保留求职者的记录。由于州和联邦法规，为求职者准确的记录保存和备案系统是业务的重要组成部分。如果您雇用的员工没有工作，您甚至可能需要与这些申请人核实。
$config[code] not found使用电子管理软件创建和存储作业应用程序。一些在线程序允许用户创建诸如工作申请之类的电子表格。这些就业表格以电子方式发送和保存，并允许无纸化存储。由于大多数应用程序通过电子邮件到达，因此这是一种将材料存储在不占用任何物理空间的文件中的简便方法。使用存储在公司文档管理系统中的电子工作流程需要安全性，因此未经授权的人员不会攻击或查看就业文件。将计算机设置为自动向您发送警报，以便在删除或查看文件时提醒您。
在纸质文件夹中设置作业应用程序人员文件。使用保存在抽屉，架子或文件柜中的彩色编码文件夹来规划有效的文件系统。打印通过电子邮件收到的简历和工作申请，并将申请人亲自填写或邮寄。申请人可以通过姓名或社会安全号码按照工作类型确定的部分提交。例如，销售工作将列在标题为“销售”的文件夹中，申请人将按姓氏或数字顺序排列。将文件固定在锁定的机柜或房间中。
如果求职者因招聘歧视而起诉你，则保留至少四年的记录。平等就业机会委员会通常要求您至少保留一年的申请，但如果您面临法律诉讼，EEOC建议您保留工作申请至少四年。如果您没有正确存储您的申请，EEOC可能会向您收取歧视性的招聘做法或违规记录。
在法定期限之后销毁工作申请以结束工作申请。建立一个系统，提醒您执行此操作。联系您的IT部门以正确删除您的电子文件并粉碎任何纸质作业应用程序。这很重要，因为工作申请文件包含个人信息，如社会安全号码和就业数据，必须严格保密。
