文书工作，例如打字，归档和回答办公室电话，曾被降级为秘书，行政助理和行政人员。但随着更多的工作需要技术技能，专业人士（包括律师，医生，教师等）使用文书技能来完成日常工作并不是一种罕见的期望。由于许多工人使用计算机，文书工作已成为几乎所有工作和职业的重要组成部分。 GoodTemps的撰稿人Carissa Doshi讨论了为什么这六种文书技能对办公室工作人员至关重要：打字，归档，数据输入，电话使用以及熟练使用Microsoft Word和Excel。
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无论您是申请成为行政助理还是职员律师，您都应该具备一些文书技能。根据您的角色，您可能不会将这些技能称为严格的文书 - 将其描述为办公技能可能更准确。例如，行政助理自然会花费大部分工作时间执行文书工作。也就是说，律师，护士和其他专业人员也依赖于他们的打字和相关技术技能来起草客户信件，撰写医疗办公室访问摘要，撰写法律简报或在试用期间在笔记本电脑上做笔记。行政助理在描述他的资格时可能会提到他的“文书技能”，而工作人员律师可能会简单地使用“办公室技能”一词来解释她知道她在键盘上的方式。您应该将计算机，笔记本电脑，平板电脑和智能手机的文书和典型办公技能广泛使用。
提高您的打字，Microsoft Word和Excel的能力
了解键盘上字母的位置以及放置手指的字母是快速准确打字的关键（无双关语）。在您提交要求输入所需资格的作业的申请之前，请进行在线打字测试，如LiveChat上提供的那样。在线打字测试将测量您的速度（每分钟字数或WPM）和准确度。许多雇主都非常欣赏准确性。例如，如果您每分钟输入100个单词并且准确率仅为60％，那么您将花时间纠正错误。您也可以努力以100％的准确度输入50 WPM。有很多在线教程可以帮助您提高打字技巧。
如今的文书技能通常是在计算机上使用生产力应用程序（如Microsoft Word，Excel以及PowerPoint和Access）的能力的同义词。您对Microsoft Word，Excel和其他软件应用程序的熟练程度部分取决于您的打字技巧。与数据输入相同。当您以叙述格式撰写通信，报告或其他书面材料时，您可能会使用Microsoft Word。您创建的电子表格将需要数据输入技能和Microsoft Excel知识 - 这两者都需要准确性，在某些情况下还需要速度，具体取决于您生产工作的速度。术语“数据输入”通常指的是涉及数字的键盘输入技能（即打字），以及键盘右侧的舒适程度，类似于10键添加机器。
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Sapling带给你的Sapling给你带来了电话和办公室通讯
秘书，行政助理和接待员通常需要接听办公室电话，办公电话可以是单个电话线，也可以是多线商务电话或类似交换机的互联网协议语音（VOIP）系统。
无论您必须回答多少电话线，正确的电话礼仪都是文书工作的重要领域。办公室工作人员通常的电话职责包括以清晰和专业的方式响应呼叫者，以及知道如何正确指导和重定向呼叫。即使您不是接待员，如果您收到错误的呼叫，您应该知道正确的方式来响应呼叫者。如果您正在申请非行政职位，请不要在简历中列出电话技能 - 只需参考您的书面和口头沟通技巧，因为您不太可能被分配到电话职责。另一方面，如果您对非管理职位感兴趣并且您是接待员备份，或者如果您正在管理文职人员，请表明您对复杂电话或交换机系统的了解，以便您熟悉设备。
描述你的文书能力
您如何描述您的文书技能和能力可能取决于您申请的职位。如果职位发布明确指出文书职责是工作的一部分，那么无论如何，您的简历和申请应包括“文书技能”部分。在本节中，请指出您熟练掌握的软件应用程序;如果您是高级用户，请在说明中包含该用户。如果您在这些应用程序中接受过培训或认证，您可能还会在技能描述或简历的其他部分中包含这些内容以进行培训和认证。此外，如果您在使用某些应用程序方面拥有大量经验，请列出该应用程序。
例如，您的简历可能会说：“Microsoft Word - 10年的经验，包括强大的熟练程度，创建复杂的报告，撰写通信和利用邮件合并功能，以有效处理大量邮件.Microsoft Excel - 8年的经验，包括3年使用诸如创建多引用公式，数据透视表和VLOOKUP等功能。“
如果您申请的工作不属于行政团队，或者您没有申请文书工作，请考虑以一种看起来不像您是会计师寻找秘书的方式来描述您的技术技能位置。例如，如果职位发布是针对具有软件和生产力应用知识的会计师，请不要在简历中列出“文书技能”。包括您对特定应用程序（如Microsoft Excel，Access和PowerPoint）熟练程度的简要说明 - 这些应用程序通常是专业角色员工必须使用的应用程序。同样，如果您是高级Excel用户或已在会计师使用的应用程序中接受过培训或认证，请在简历中包含该用户。您可以使用标题“生产力应用程序”或类似的东西，使它看起来不像您更关注您想要的工作的文书方面，而不是您为更高级别的职位带来的资格。
行政助理工作需要文书技能
行政助理角色需要文书技能，尽管职位发布可能没有具体说明“这是您在这个角色中需要履行的文书技能”。列出的工作职责是需要文书技能的任务的例子。以下是行政助理职位的招聘样本，需要文书和办公室技能：
ABC公共卫生研究所正在寻求一名行政助理，以支持公共卫生实验室经理，并协助公共卫生实验室的日常运作。该行政助理将位于研究所的七楼，以迎接访客，学生，教职员工。除了提供最高水平的客户服务外，该人员还将为实验室教职员工提供一般办公室支持，同时协助公共卫生实验室经理和公共卫生学院执行主任处理各种行政活动和相关任务。
行政助理将：欢迎，指导和推荐访客;关于公共卫生研究所和公共卫生实验室的直接电话，接收信息和回答问题;协助订购，接收，存放和分发办公室，实验室和教学用品;根据需要协助其他相关的文书工作，例如复印，传真和备案;每天监控和补充办公用品，包括复印机和打印机的纸张和碳粉等耗材;定期监控会议室，确保有充足的办公用品和演示材料;保持整个七楼中央办公室套房和其他公共区域的工作环境的清洁和安全;遵守员工的安全程序，并要求整个办公场所的访客遵守安全程序;使用办公室间采购流程下订单，并维护整个七楼的订单和供应使用情况;为公共卫生研究所预留七楼会议室;作为实验室教职员工的主要联络点;提交办公设备和家具的维护要求;协调夜间和快递服务的接送（如FedEx，UPS）;并作为教师，访客和学生的主要联系人。
员工会计（非行政）工作需要文书技能
同样，还有其他职位不是行政助理型职位，但需要类似的文书技能，例如职员会计。这个职员会计的职位发布样本有几个职责，需要文书技能。但是，它们并未具体列为文书或办公室技能。例如：
XYZ Industries的员工会计师将负责准备日记帐分录，月度和年终结算，银行对帐，固定资产维护和总帐对帐。此外，您还将参与合规性，审核报告流程的时间表，并与我们的外部审计师一起进行季度审核和年度审核。主要职责 - 准备日记账和账户对账，包括但不限于现金，预付费用和工资单;在没有监督的情况下进行月末结账，日记账;维护固定资产分类账，折旧和对账;分析损益表和资产负债表，并将结果传达给管理层;参与全系统的举措;协助月末，季度和年终结算流程，包括每月财务结算工作簿准备;在SOX和会计程序下实施，维护和遵守内部控制，确保遵守GAAP;报告财务数据并以有用和可理解的方式进行沟通;管理资本租赁和每月付款时间表。
工作要求包括：经过验证的分析技能，如识别问题，收集相关数据，得出有效结论，以及建议改进和纠正措施;具有结算和熟悉帐户对帐的经验;应收账款经验优先，以及熟练使用Microsoft Excel;日记账和应付账款经验的基础知识;组织，书面和口头沟通技巧;和在电子表格和数据库中工作的能力;满足关键业务截止日期的奉献精神和必要技能。
永远不要低估文书经验的相关性
无论您是申请成为行政助理还是诉讼律师，都不要低估文书技能或文书经验的重要性。了解办公室运营和文书技能的方法对任何工作都是有用的资格。显然，您对办公流程及其管理方式的熟悉程度对于管理角色至关重要。如果您正在申请一个您需要监督文职人员的角色，您需要管理技能，但了解办公技能的重要性也很有价值，因为这意味着您可以协调工作量并管理向您报告的其他人的工作期望。此外，在非行政或非职业角色中，具有办公室技能还表明，当行政助理或秘书不可用或正在处理其他优先事项时，您有能力作为团队成员投球。
