大多数小企业主可能会忘记这一责任。但对于任何经营任何超过独资企业的人来说，这都是必不可少的。您有责任保留员工的记录。虽然这可能不是经营企业最激动人心的部分，但这很重要。
员工记录保留要求
联邦，州和地方政府在保持关于雇用和其他人力资源职能的准确文件以保护员工和企业方面都有各种要求。作为一家企业，未能保留这些记录可能会让您对错误的终止诉讼或类似的影响持开放态度，而无需任何文书工作来保护自己。以下是您的企业在保留员工记录时可能需要满足的一些要求。
$config[code] not found保持招聘记录一年
当您正在招聘新职位时，像“美国残疾人法案”和第七章这样的联邦法规要求您在招聘过程中不受歧视。因此，如果任何未收到工作的当事方决定提起诉讼，您应该在工作完成后至少一年内保留招聘流程中的所有申请，简历和其他文件。
保持薪资记录三年
工资记录对于确保员工的工作时间得到公平补偿以及确保您的企业符合任何加班和最低工资要求至关重要。法律要求您将非豁免员工的这些记录保存三年。但是，员工也可以选择提起诉讼，如果他们觉得他们欠任何加班工资的欠款。因此，在终止后将它们保存长达五年可能对您有益。
终止后保留I-9表格一年
企业必须提供I-9表格，证明他们验证了员工是否有资格在美国工作。根据法律规定，您需要在雇用员工后保留这些表格三年，或者在员工终止后一年内保留这些表格，以较晚的日期为准。您还需要将这些表单与其他人事记录分开存储。
终止后保留隔离文书工作五年
如果您遇到任何错误的终止问题，保留与终止或分离相关的文书工作也是必不可少的。在员工离职和离职五年后离职三年后，保留辞职信并退出面试文件。
终止后三年内保留FMLA休假报告
“家庭医疗休假法”旨在确保符合条件的员工在因医疗或家庭问题而受到保护的情况下享受无薪假。如果员工提交FMLA请假申请，您应该在该员工与您的业务分开后至少三年内将该信息保留在您的记录中，无论该许可是否被授予。
保留退休福利表格六年
如果您向员工提供退休福利，则应根据“员工退休收入保障法”，在员工离职或终止后至少六年内保留该信息。此外，法院已经确定公司有责任证明他们在员工起诉时提供了足够的保险和福利，而不是员工有责任证明保险范围不足。
保持药物测试记录五年
在某些情况下，背景调查和药物测试信息可能属于其他招聘信息的标准。但是，如果工作与运输有关，那么作为运输部安全法规的一部分，您需要保存五年内进行的任何药物测试的记录。
保留员工税务记录四年
在涉及与员工相关的税收时，美国国税局建议在审计的情况下保留四年的记录。这应包括所有工资，养老金支付，小费信息，W-2和W-4表格以及任何其他相关信息。
保持员工健康和安全记录五年
“职业安全与健康法”要求您记录并记录在工作场所获得的任何员工伤害和疾病，并附上简要说明和任何其他相关信息。这是为了确保为员工提供安全的工作环境，并相应地处理任何问题。
保留失业保险信息长达七年
失业保险记录要求因州而异。但是，在某些情况下，您可能需要将这些记录保留四到七年。具体而言，华盛顿特区要求企业将这些记录保存七年。
保持合同长达五年
如果您与独立承包商或第三方合作，您可能还需要满足一些州记录保存要求。在弗吉尼亚州，企业必须在达成协议后保持合同五年。其他一些州也有三到四年的类似要求。
照片来自Shutterstock
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