如何发展组织技能

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Anonim

繁忙的工作日往往等同于混乱的环境,使得难以找到供应或完成文书工作。花在寻找错放物品或试图舒适的额外时间会花费宝贵的时间远离工作日。它还向见证您撕毁您的财物或几乎没有开会的同事发送负面信息。扎实的组织技能可以帮助您更好地满足生产力指标没有私人助理,没问题。发展组织技能是一个可获得的,有价值的目标。

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打破坏习惯

让小事情滑落很容易就会陷入更大的问题,包括错过最后期限和破坏的业务关系。提前10分钟到达工作和会议,而不是急于打败时钟。在每个工作日定期响应语音邮件,而不是让您的收件箱在行动之前达到容量。完成待办事项列表而不仅仅是起草它们。让同事了解您的计划可以为您提供额外的激励。向有组织的同事寻求指导也许是有益的。

组织您的工作区

编写和校对通信,返回电子邮件或评估无组织工作站的商机很困难。组织你的区域是必要的,不仅仅需要在垃圾桶里乱扔垃圾。将所有办公用品和类似物品组合在一起。在丢弃物品或购买额外物品之前,评估物品的当前和未来用途。捐赠或回收重复或过时的电子产品。在放置办公桌和办公家具时,请考虑办公室的流程。重新安置有源文件柜和存储箱,使其易于使用。避免妨碍窗户和通风口以获得最大气流。

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管理您的文件

根据要存储的文件数量和类型,可用空间和机密要求选择文件系统。每个系统都有其优点和缺点。开放式货架系统占用的空间较小,但也比传统的锁柜更不安全。悬挂文件系统需要空间来拉出抽屉。有效的物理和电子文档管理还包括选择令人难忘的一致文件名和为类似项目创建文件夹。例如,您可以为通信模板,签名文档或扫描的名片创建文件夹。在面对大型文件列表时,在电子文件名中包含日期可以慢慢记忆。颜色编码物理管理系统可以减少搜索时间。

管理你的时间

拖延和多任务可能会对您的工作效率造成严重破坏。拖延会阻止你超越作业。天气相关的停电等不可预见的问题可能不是您的错,但如果您的工作迟到,您将付出代价。由于忽略,忽视或误解重要细节,多任务处理增加了错误的机会。在截止日期之前开发一个用于完成单个任务的系统。拥抱Evernote,Focus Lock和Mailtracker等生产力应用程序可以简化您的工作日活动并减少纸张使用量。