为您的小型企业使用Microsoft团队的10个专家提示

Microsoft Teams是Office 365中的一种通信工具，可为小型企业提供与员工进行通信和协作的直接方式。对于那些没有使用过Microsoft Teams的人来说，它可以帮助您从专家那里获得一些有价值的提示和见解，以便充分利用它。

微软团队提示

Simona Millham是微软认证培训师和IT学习平台CBT Nuggets的培训师。在与小企业趋势的电子邮件采访中，她分享了一些有关充分利用微软团队为小型企业提供的宝贵建议。

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最小化电子邮件通信

微软团队的最大好处之一是，它可以让企业将所有通信组织在一个地方，而不是依赖于很容易在混乱中丢失的长电子邮件链。因此，如果您要充分利用Microsoft团队，请使用它代替内部通信的电子邮件，而不是电子邮件。

Millham说，“如果有人向团队发送一封电子邮件，询问一个相对微不足道的问题，并且每个人都做出回应，那就会产生大量的电子邮件。对话是团队的核心，让人们可以一目了然地看到线程，并在相关时快速做出回应。“

与新团队成员分享对话

Microsoft Teams还可以让新员工入职更轻松。当您新雇用或将现有团队成员添加到新项目时，您可以与该线程或项目共享对话，以便他们可以轻松追赶，而不是转发大量电子邮件或处理繁琐的文档。

坚持几个小组

Microsoft Teams允许您在组织内指定不同的组，以便您可以与相关团队成员保持对话。但是，不要过分为每个可能的员工组合创建组。考虑谁最常在项目上合作，只创建那些有意义的群体，以免压倒每个人有很多选择。您可以随时添加更多内容。

为每个小组制定目标

如果您正在努力确定要开始的群体，请考虑您希望为每个群体实现的目标。例如，您可能需要一个仅用于顶级管理的组，您在做出重大战略决策时会转向该组。但您可能还希望群组仅用于特定目的，如IT支持和社交媒体营销。

随时添加组

从那里，您可以随时添加组作为特定项目调用它们。假设您有一个特殊的客户项目涉及多个部门的人员，他们通常不会一起工作。创建一个仅适用于该实例的组，以便这些工作者不必在更通用的线程中进行通信。

设置音频会议

Microsoft Teams还提供音频会议功能，因此您可以在特定组中或仅与一个或两个团队成员一起主持语音会议。这可能是一个特别有用的功能，特别是如果您有一些远程工作的团队成员。您还可以使用它通过新的访客访问功能与外部客户端进行通信。

制定沟通策略

当然，Microsoft Teams并不是唯一提供聊天和音频通话等通信功能的Microsoft产品。但是，Millham警告说，不要太过追求使用每一个可用的选项。相反，创建一个特定的计划，概述您将在哪些情况下使用Microsoft团队进行通信与其他平台。

Millham解释说，“我认为最大的挑战之一是帮助业务用户了解何时使用Microsoft Office 365工具。 Teams，Yammer和Skype for Business的功能之间存在重叠，这对用户来说确实令人困惑，他们很可能在没有一些指导的情况下默认回到电子邮件。因此，我的建议是，企业需要一些时间来思考哪些工具最适合其组织的不同部分 - 并运行一些具有不同用户群的试点 - 然后为最终用户提供指导和意识。

测试沟通策略

正如Millham所说，在您的组织中实际测试不同的沟通策略以查看哪些最适合您的特定团队可能是有益的。例如，您可能会发现，如果您的大多数客户已拥有Skype ID并且不想使用Microsoft Teams注册访客访问权限，则使用Skype进行客户端呼叫是有意义的。但为了简单起见，您可以选择将所有内部呼叫保留在团队中。只需对员工输入保持开放，这样您就可以根据自己的需求优化计划。