接待员职责和责任

接待员是任何企业或公司的重要组成部分。除了跑腿和支持在公司其他部门工作的人员外，接待员还有各种文书职责。接待员必须能够确定工作任务的优先顺序，并在与许多人互动时参与各种任务。

问候客户和访客

接待员以她迎接访客，申请人和供应商的方式给公司留下了第一印象。她必须有一个整洁和专业的外观，目光接触，并在抵达时迎接每个人。在许多大公司中，如果没有首先通过接待员，没有人会看到或与上层管理人员或首席执行官交谈。这被称为守门人。作为看门人，接待员帮助她上方的人保持繁忙的日程安排顺利进行并且中断最少。

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沟通很重要，占据了接待员的大部分时间。接待员接听电话，这通常涉及使用具有多条线路的电话系统，并且还为管理人员或其他办公室工作人员拨打回电话。书面和电子邮件通信也是她工作的一部分。接待员必须知道如何撰写商业信函并为公司客户或员工创建专业电子邮件。

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记录保存是接待员工作的另一部分。这涉及维护销售和采购记录，记录会议记录，提交公司通信以及记录员工请求和客户信息。接待员必须使用文字处理程序，数据库和电子表格。高度敏感的记录必须由接待员以保持信息机密的方式处理。