雇用新员工可能需要相当多的时间和精力。从工作发布到新员工加入的那天，可能需要几周到几个月的时间。在提交所有这些简历和笔记之前，请花几分钟时间给那些没有被录用的人发信。它可能不如撰写录取通知书那么令人愉快，但他们也应该知道他们的努力结果。
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在开始之前，请联系您的人力资源部门，了解他们是否已经为此目的提供了股票信函。如果是这样，请使用这些模板。即使他们没有模板，也可能存在任何拒绝信中必须包含的特定要求或语言。遵循他们的指导方针以避免申请人遇到任何问题。
撰写一封单信
创建一个可用于所有申请人的字母。首先简单地感谢他们对这份工作感兴趣，然后说明其他人被选中担任该职位。如果合适的话，赞扬整个团队的技能和资格，例如“所有候选人都是高素质的，你们中的任何人都会成为我们团队的一员。”添加第二段，附上一些程序性说明，说明简历将保存在档案中，如果他们有疑问或希望他们申请将来的职位，他们可以打电话。如果HR需要特定语言，请将其添加为第三段。完成这封信，再次感谢他们的时间和兴趣。
把事情简单化
保持这封信简短。传达他们没有得到这份工作的信息，但他们应该再次申请。虽然这个消息可能是消极的，但这封信的整体基调仍然是积极和令人鼓舞的。将信函主体限制为两个或三个段落，不超过六或七个句子。使用传统的商务信函格式，使用正式但友好的语言。
让它变得个性化
构建模板后，为每个申请人创建一个单独的信函。将他们的姓名和地址添加到信件的顶部，并更改称呼以按名称解决问题。在公司信笺上打印信件，然后在每封信上签名并通过邮件发送。电子邮件也可能是合适的，但印刷的个性化信件让他们知道您认真对待时间和精力。申请人可能不是这个职位的最佳人选，但如果得到尊重，可能适合未来的工作或成为您最好的客户之一。
