总帐作为公司财务信息的摘要。总分类帐的目的是显示关键区域的当前余额。总分类帐应该有四个基本部分：资产，负债，收入和支出。资产包括公司拥有的物资和现金。负债包括公司欠供应商或投资者的未偿债务。收入包括企业赚取的金额。费用是开展业务，支付租金，员工，广告和相关物品的成本。
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设置分类帐主文件。分类帐书具有在页面上运行的列。在页面顶部，为分类账的四个基本部分（资产，负债，费用和收入）中的每一部分标记一列。在左侧，根据业务的交易量和所需的详细程度，按周或按月标记行。此页面显示每个期间开始时每个部分的余额。
识别业务资产。确定企业拥有的所有商品的价值，包括办公设备，供应品和业务支票账户中的资金。添加业务资产的总值，并将该数字放在资产列的第一行。
确定业务费用。确定企业在工资，租金，广告和供应上花多少钱。如果行按周标记，则按周计算费用。如果行按月标记，则按月计算费用。定期支出的平均费用，例如保险费，这样费用就不会被扣除。添加业务费用的总值并将其放入费用列。
确定负债。计算投资者或其他长期贷款的商业债务价值，例如商务车支付的价值。将此金额列入负债栏。
确定收入。对于一个新的业务，这个专栏将开始空白，直到资金开始进入。在业务有收入后，该数字进入收入列。
根据您为行选择的时间段计算每列的总计。在每个时期内将新总数放在行中。
Ledger General File
为四个基本部分中的每一部分创建一个页面。资产，负债，费用和收入都应该有一个页面。使用适合该类别的项目的说明标记页面顶部的列。例如，资产可能包含标有供应品，商品，现金和办公设备的栏目。将最终列设为总计列。按日期标记行。第一行应该具有每个列项的当前值。
保持分类帐。每次项目的值发生变化时，都会将其记录在分类帐簿中。例如，在第一天，如果企业销售的商品价值为100美元，则资产栏应减去100美元。收入将增加100美元。
将信息传输到分类帐主文件。在每个期间结束时，将总计列中的金额转移到主文件。如果您定期跟踪常规文件，则会使维护主文件成为转移总计的简单事项。
