协会或组织会议的会议记录是该组织理事会采取的正式行动记录，但它们并不意味着是一份包罗万象的成绩单。太多的细节可能会让人对会议所取得的成果产生混淆，并引发误解。编写适当的会议记录的关键是简洁准确，并遵循标准做法。
$config[code] not found使用组织的名称开始会议记录并记录会议的日期和位置。会议记录应记录所有出席的董事会成员，法定人数的存在以及召开会议的时间。秘书还应记录董事会成员迟到或早退的时间，以便在进行任何投票时清楚地记录谁在场。
按照议程检查首先出现的项目，例如更正和添加上一次会议的会议记录，接受财务主管的报告或提交不需要采取进一步行动的委员会报告。对于书面报告，例如财务主管的更新，只需将报告附加到会议记录。对于口头报告，简要总结一下。
记录董事会采取什么行动的本质，但不记录董事会成员之间正在进行的讨论对话。提出动议时，记录提出动议的人和借调者，以及投票结果。请注意在会议上采取的其他不受投票的行动，例如董事会主席为即将举行的协会活动分配任务，董事会成员自愿担任委员会成员以及讨论未来活动。会议记录应包括任何其他讨论的简明总结。
总结在“新业务”议程项目下提出的问题。虽然新业务可能是任何事情，但会议记录应主要反映所提出的主题，提出的主题以及总裁或董事会的任何指示，以解决问题或“看进去。”
将会议记录与下次会议的日期，时间和地点结束。按照董事会主席或总裁的指示（例如在线或在指定的文件柜中）记录会议记录。
