虽然许多企业和学校更多地依赖电子通信，但有些仍然提供邮件室来处理任何进出的纸质邮件。邮件收发室类似于商业或学校的个人邮局。在邮件收发室工作的人做了许多与邮政员工相同的事情。
外部邮件
邮件收发室的主要功能之一是处理公司或学校的所有外部邮件。邮局将该位置的所有邮件发送到邮件收发室并收取所有外发邮件。然后，邮件收发室员工对所有邮件进行排序，以便它可以到达目标收件人。在某些地方，邮件收发室员工将邮件直接发送到每个部门，而其他人则需要部门中的某人来接收邮件。
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许多公司依靠使用内部邮件来回发送通信和文书工作。员工将文档放入特殊的办公室信封中，并将其发送给特定的人员和部门。 Mailroom员工要么从部门或部门员工那里拿起办公室邮件，要将办公室邮件带到邮件收发室进行分发。在一些公司中，邮件收发室员工进行交付，而其他公司则要求部门在邮件收发室中检查自己的办公室邮件。
邮资
特别是在较大的学校和企业中，邮件收发室负责确保所有外发邮件都有适当的邮资。特别是学校通常被视为非营利组织，有时也有资格获得特殊邮资。邮件收发室员工检查所有外发邮件，并根据其与业务相关的目的给予适当的邮资。员工还会对包裹进行称重并确定运输的邮资成本。在某些情况下，公司可能会使用自己的邮资计，这使公司可以通过支付从信件到大包装的所有物品的确切邮资来节省资金。
其他托运人
虽然邮件收发室主要负责内部邮件以及通过邮局进出的任何内容，但它通常也会与其他托运人打交道。发送给企业的任何内容通常都会先通过邮件收发室。这意味着送货人员经常将包裹丢弃到邮件收发室，而不是试图找到包裹实际所在的位置。同样，如果有人收到不属于他的包裹，他可以将其带到邮件收发室，使其到达正确的目的地。
客户服务
除了与邮政工作人员和其他运输人员打交道外，邮件收发室员工还经常与学校或公司内的其他工作人员以及学校的学生进行互动。如果邮件收发室只是将邮件分类到单个邮箱中，学生和员工就会来接收邮件。如果出现问题，例如未到达的问题或访问邮件的问题，则由邮件收发室员工处理任何问题和故障排除。在邮件收发室工作需要良好的客户服务技能，以使每个人都满意。
