在会议中花几分钟时间是一种有效且有用的方式，可以在业务会议期间记下要解决的行动要点，决策和查询，人们可能会过多地参与讨论以记笔记。通常会有一个指定的分钟接受者，其工作是在会议期间做笔记，以清晰的格式安排他们，并在会议结束后向与会者发布。在正式会议上，上次会议的会议记录必须达成一致，并在会议与会者的会议记录中接受。
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确定当前会议是否存在法定人数。法定人数被定义为根据协会或集团的章程批准议案和作出最终决定所需的最少成员人数。没有法定人数，也不会举行正式会议。
阅读，或让协会，董事会或团体的秘书，在上一次会议上大声朗读会议记录，注意出席会议的人和所发生的所有行动。
讨论上一次会议的会议记录，在批准前进行任何更正。讨论应该是事实和友好的，而不是开放旧的辩论或冲突。
要求在场发起动议。董事会，集团或会议的主席或主席要求提出动议，以接受上次会议的会议记录或所述的讨论变更。该动议可由任何投票理事会成员作出，并需要由其他人借调。必须先接受前几分钟才能继续当前会议。
要求所有与会者投票接受会议记录。这是通过举手，通过声音或主席单独询问每位与会者来完成的。在当前会议的会议记录中记录前一个会议已被接受。
几分钟
获取会议议程的副本，以确定要讨论的内容。这将概述要采取的会议记录的流程。根据罗伯特的“秩序规则”，作为议程项目，必须在会议开始前阅读并接受以前的会议纪要。
随着会议的进行，坐在主持会议的人旁边澄清。会议结束后，使用录音机捕获程序并验证备注。
写下会议记录的标题，记录会议的日期，时间和地点，以及会议中每位与会者的姓名。
会议继续进行记录，记下正在讨论的每个议程项目。记录提出动议的人的姓名，以及他们是否被领养或拒绝。写下这个决定是如何通过举手或其他方法做出的。
在会议结束后尽快转录会议记录，而讨论仍然是新鲜的。
使用以前会议中的模板来记录当前会议记录。如果没有上一分钟，请创建一个模板，明确说明会议标题，日期和与会者。
清楚地显示所做出的任何决议，以及该决议的全部细节。
附上会议期间提交的任何其他文件，并将会议记录作为附录。
小费
写作没有偏见，只说明任何讨论的准确事实。
在分钟发布之前，与会议经理澄清任何含糊不清的项目。
