由于个人或医疗原因，拒绝员工转移，加薪或暂停休假的请求可能在进行终止会议后排名第2，这是人力资源工作人员最困难的任务。如果您确信有必要休假并且会使员工受益，那么如果员工提交了正确记录并及时的休假请求，则尤其困难。但是，写一封拒绝雇员要求的信件对于一致应用工作场所政策，公平就业做法以及在某些情况下需要联邦或州法规来说是必要的。
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让员工知道您收到了他的请求，如果时间有问题，请包括您收到请求的日期。当员工未能及时提交请求或未遵循请求休假程序时，时间安排可能成为问题。在您的信中，重申员工要求的基础，例如“您在2013年8月1日收到了根据”家庭和医疗休假法“规定的六周休假时间的请求。
公司的政策
如果您必须根据公司政策拒绝员工的休假请求，请引用该政策以及在员工手册中找到该政策的位置。此外，还包括支持拒绝员工请求的公司政策的相关部分。您可以写道：“根据ABC企业关于个人请假请求的政策，员工必须在个人请假开始前至少30天提交书面声明以请求休假。此政策适用于非FMLA个人请假。有关流程的完整说明，请参阅ABC员工手册第30页。“
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检查有关法定假期的联邦或州法规。 FMLA法规要求雇主遵守某些规则，向请求休假的员工提供书面通知。此外，一些关于育儿假的州法律要求您遵循某些协议来通知员工休假资格。例如，如果您在加利福尼亚州，根据“加利福尼亚州家庭权利法”或“怀孕残疾假法”，您的公司可能会有国家规定的雇主通知义务。
员工资格
在许多情况下，员工资格可能是拒绝请求的一个因素。除了指出工作场所政策之外，如果有一项规定确定员工是否有资格休假，那么也应该引用。例如，FMLA具有特定的员工资格指导原则 - 员工必须在休假期开始前至少工作12个月，并且在此期间必须至少有1,250小时的时间。此外，FMLA还有关于谁有资格成为家庭成员的指导方针，这往往使休假资格条件复杂化。在这些情况下，请将员工转介到适当的法律或法规，如果有可用的情况说明书，例如FMLA请假，请在您的信件上附上一份副本。
备择方案
在所有人事决策中，保持雇佣关系是一个重要的考虑因素。如果您能够提供替代方案，那么这样做可以缓解违规行为。引用另一个公司政策，该政策可以满足员工的要求，或建议员工重新申请休假或修改其请求以使其符合要求。例如，如果员工的请求不符合FMLA休假的条件，请解释公司关于非FMLA和个人休假的政策。
会诊
您还可以通过在与员工的私人会议中同情地解释拒绝理由来维护雇主与雇员之间的关系。如果可能，请与员工进行面对面咨询，以查看拒绝信。这样做可能有助于证明决定的合理性，并给员工留下深刻印象，如果你能批准休假，你会这样做。它还可以帮助员工了解公司的地位，从而避免员工认为人力资源决策是非个人的。
