雇用员工是小企业主将要做的最重要的事情之一,但很少有人有这方面的经验。
以下列表可帮助您始终获得更好的结果。如果您不熟悉雇用员工,或者只有家庭雇员,请从这里开始:
获取联邦身份证号码
在雇用员工之前,您可以要求注册会计师或律师为您在美国国税局注册。但是自己做这件事非常简单。 IRS允许在线申请(点击此处查看在线IRS申请)。这是美国国税局设置的更容易的事情之一。您需要了解有关您的公司,LLC或合作伙伴的信息,包括其成立的月份和州。
$config[code] not found此外,至少有一个人必须输入他们的社会安全号码作为责任方。
最后,您需要知道您的实体如何征税(例如S-Corp。)。如果您不确定,请咨询您的税务编制者。申请完成后,您将立即在线收到EIN(雇主识别号码)。如果您愿意,也可以提供纸质申请表(SS-4表)。
考虑单独的支票帐户
在雇用员工之前,您有两个主要原因需要这样做。一个是欺诈保护。您的员工总是会获得此号码,并限制帐户中的金额限制潜在的损害。银行欺诈,电子和支票欺诈正在增长。单独账户的成本是廉价保险。
第二个原因是分离您的工资税。保持工资税最新是您可以做的第一件事,以增加您的业务成功机会。美国国税局和国家在征收这些税时表现不佳。他们的处罚是没收的,他们会试图从你个人那里收集他们。最简单的方法是将工资税与每个工资单分成一个单独的帐户。
了解您的薪资申请要求
您可以在此处详细查看IRS要求,但大多数企业主都属于每月付费季度文件类别。美国国税局还收取联邦失业税(FUTA),通常每季度到期,并每年报告一次。
最后,必须在下一年的1月31日之前向员工提供W2表格,并在2月底前向社会保障管理局提交。最好将您发送给IRS的信息全年与您发送给SSA的W2进行协调,因为IRS会。他们通常不会在一年内解决它,所以省去了令人讨厌的惊喜。
所有联邦付款必须通过电子联邦税收支付系统(EFTPS)进行,您必须注册,所以不要等到付款到期。各州通常都有自己的所得税预扣税和失业税。此外,一些城市征收所得税。确保检查所有州和地方要求。这是一个很好的起点。
所有这些听起来有点压倒性的?我同意。这就是大约60%的小企业主将工资单处理外包的原因。它比支付延迟罚款要便宜得多。
劳动者报酬
这取决于各州,但如果您有现有员工(包括家庭成员)或将雇用员工,则可以安全地假设您需要工人的报酬。设立工人赔偿制度是为了支付工伤中员工的医疗费和损害赔偿金。同样,它会因州而异,但如果您不支付工人的赔偿金,即使没有人受伤,您也会被州政府罚款。以下是每个州工人赔偿网站的清单。
创建新的租用数据包
虽然您每年只雇用一到两名员工,但将文件放在一个地方会确保您不会遗漏任何事情。
对于每位员工,您必须拥有IRS表格W-4和UCIS表格I-9。根据雇主的不同,可选项目包括:就业申请(见下文),录取通知书(见下文),背景调查发布(见下文),药物测试发布(见下文),员工手册确认书,福利登记表(例如保险, 401k),直接存款授权表,公司设备协议。
贵公司是否已经有员工?那么你会想看看这些有用的提示:
什么时候雇用
我所处理过的大多数小企业主都没有聘请有计划的员工。
就像您有营销计划或财务计划一样,企业主至少应该有一个基本的招聘或人员配备计划。从现有团队的基本组织结构图开始(即使只有四个人)。根据您的整体业务计划确定未来两年内需要添加人员的位置,并将这些添加到您的组织结构图中作为“待处理”。将这些待处理的员工链接到触发器,例如客户数量或收入美元。这使得决策变得合理,而不仅仅是对临时事件的反动。
谁雇用谁
我是Geoff Smart和Randy Street的“Who”一书的大力倡导者。在考虑雇用员工之前,您必须实际确定您需要的人员。
Smart和Street建议为该职位编写记分卡,详细说明员工的使命,结果和实现所需的技能。这是不应该跳过的关键步骤。雇用错误的人比没有雇用更糟糕。 Smart和Street还概述了一个极好的面试流程,可以为您提供始终如一的更好的结果。
就业申请
为每个人使用应用程序。这包括可能正在申请的现有员工。一致的文档将使您免受歧视案件的困扰。
理想情况下,应用程序将合并发布以进行后台搜索,但第三方后台检查公司通常需要自己的表单。有些问题是您无法提出的,因此最好使用经过您所在州人力资源经验审核的表格。点击此处查看样本表格。如果您的行业或情况不寻常,复杂,或者您需要额外保证,请联系当地律师。
背景调查
小企业通常不会对员工进行背景调查,除非他们必须像运输公司那样。然而,背景调查是廉价的保险。
我们有一个被定罪的重罪犯申请并接受一份等待背景调查的工作。在结果回来之前她退出了。我不知道她脑子里传来了什么,但它给我们带来了很多痛苦。
将您的政策定期制定为背景调查并不是一个坏主意,例如每年对所有员工进行背景调查。
参考
如果您在雇用员工时在申请中要求他们,请检查他们。许多业主认为申请人不会提出不好的参考,通常他们是对的。但有时他们会这样做,它可以让你确认他们是否具备你在记分卡开发中发现的技能。
参考文献也可能揭示候选人访谈中未提及的内容。
药物测试
出于安全原因,许多所有者为申请人和现任员工制定了药物测试政策。但总的来说,这并不是一个糟糕的政策。
同样,关键是要始终如一地应用该政策。一般来说,最好是让所有人都不要受到歧视。虽然看起来很明显,但您必须坚持自己的政策。没有例外!
一些企业主不喜欢制定政策,说“这是一个小企业,而且政策不是必需的。”最终你会把自己置于糟糕的境地。制定政策可以使决策变得简单。
技能测试
您已通过记分卡确定了必要的技能。您已经采访了候选人及其参考资料。看来申请人有合适的东西。
把猜测工作排除在外:测试你可以掌握的技能。有许多在线资源可以低成本地评估候选人的技能,从软件到电话技能和客户服务。如果是技术技能,请考虑第三方认证。许多组织提供其会员证书(簿记,行政助理)或与您当地的职业学校联系。
如果你是一名候选人,但他们缺乏认证,请雇用他们一段试用期,让他们有时间获得。
录取通知书
通常这是一件简单的事情,但可以帮助你避免头痛。适当的录取通知书应参考或包括职位描述,开始日期,工资率,福利及其就业状况。如果员工被视为“随意”,如果这些法律适用于您所在的州,则包括在内。
没有必要列出所有员工福利,而是参考员工手册(并确保他们单独确认他们已经收到并阅读了该手册)。一般而言,大多数小企业主都有“随意”的雇员,并且没有保证的就业期限。
要求员工签署录取通知书,积极接受信中的条款。最后,如果您不确定要包含在录取通知书中的任何内容,请咨询具有就业问题经验的当地律师。
文化
小企业主经常忽视的是候选人是否符合贵公司的文化。
我见过许多员工,他们在记分卡上找到了所有必要的技能和经验,因为他们无法与现有团队合作。我发现的最好的工具之一是Kolbe指数。这衡量一个人的想法思维(即你的直觉反应)。
就个人而言,我发现它在确定某人是否适合某个职位,以及帮助每个人更好地沟通和协作方面具有无可估量的价值。自己进行评估,看看它是否没有揭示有趣的东西。
新员工报告
所有雇主都必须在雇用员工的20天内向其所在州报告新员工。
可选报告包括社会安全管理局的社会安全号码验证。通常,如果SSA无法将社会安全号码与姓名相匹配,他们会向您发送一封信函,要求您进行验证。雇主不会因此而受到处罚。这只是一个麻烦。
另一个可选方案是与美国客户和移民局以电子方式核实I-9表格中收集的信息。该计划称为电子验证,自2015年起是自愿的。
通过Shutterstock招聘照片
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