为什么薪资是你应该外包的一个功能

“……一家公司有一个人执行所有工资单处理功能。该公司现在正在考虑将这些功能外包出去。他们选择外包这些职能，以降低工资单未被处理的风险，通过预测随着公司发展和雇佣更多员工而需要增加的工资责任来管理增长，并跟上技术，例如支付卡和直接存款。“

理想情况下，外包实现了三个主要目标：

• 它可以节省时间和资源，更专注于您的核心业务。
• 它使您可以获得更多技术和专业知识，以便更好地执行工资单。
• 它降低了成本和风险。

让我们更详细地研究这些好处，以及它们的含义。

1.更好地关注您的核心业务

薪资是可能无法直接增加销售额的关键职能之一。但执行不力，它可以使您的企业处于一个受伤的世界。

最重要的是，它可以消耗核心活动的内部时间和注意力。

在涉及员工时，企业必须遵守广泛的法律 - 从联邦，州和地方。处理它们需要花费大量时间和注意细节。

有明显的法律要求，如税务报告和汇款。有关雇员工资的预扣税，以及计算雇主的税收部分的要求。在某些情况下，存在电子申请要求。您还需要知道何时提交 - 在联邦，州和地方层面。

但是，税收只是一个开始。

“作为雇主，您还需要了解工资和工时法律。例如，您需要知道何时需要支付加班费，“Paychex副总裁Andy Childs在最近接受小企业趋势采访时表示。 Paychex是全美最大的薪资服务机构之一，为近60万家中小型企业提供服务。 Childs说，工资和工时规则可能具有很高的技术性。

然后可能会有新的雇佣报告要求，以及州失业补偿和工人赔偿保险的要求。

Childs强调，更大的问题是 意外 时间义务。

“你可能每周都会留出一定的时间来运行工资单。然后你会以美国国税局的通知形式出现意想不到的惊喜。但这不仅仅是美国国税局通知你欠你的罚款。现在，您必须查看记录并进行调查，以确定您是否确实犯了违规行为。突然之间，你参与了争议解决，“Childs说。

他补充说，对于小企业主来说，它永远不会在方便的时候发生。

2.获得专业知识和技术

外包的另一个原因是获得专业知识和技术。

雇主必须与美国近10,000个联邦，州和地方的税收管辖区打交道。虽然大多数小企业不必遵守这些司法管辖区，但仍指出法律的复杂性。每年都会颁布数百项新的法律法规。

对于规模较大的小型企业（50名全职员工及以上），“平价医疗法案”仅提出了相当大的报告和合规要求。当被问到一个例子时，Childs指出了IRS Forms 1094-C和1095-C。这些表格将要求雇主证明他们是否为全职雇员提供了提供最低基本保险的保险的机会。

“这些不是简单的表格，”Childs补充道。 （由于法律的复杂性，Paychex已经建立了一个医疗改革义务的在线资源中心。）

与专业技术同样重要的是新技术。今天的雇主依靠技术更有效地运作。随着业务的增长，雇主需要保留更多员工记录，并且还需要更多报告。缺乏技术成为扩大业务增长的障碍。

员工也期待技术。今天的员工希望在线直接存款和自助服务访问其工资单信息等选项。无法提供此类选择的雇主可能处于竞争劣势。

最重要的是，移动设备使用的爆炸式增长正在引领一种新的技术期望。 Childs表示，移动用户在工资单方面仍处于初期阶段，但它“在Paychex上快速增长”。

他指出，雇主正在使用移动设备查看某些报告并查找信息，例如他们在工资日期需要多少钱在银行。员工也开始使用移动应用程序来检查自己的记录。

Childs预计工资单移动使用量将继续增长，因为它可以让企业主和经理们离开办公室。

“使用Paychex的移动工资单应用程序，如果你愿意的话，你几乎可以在海滩上做任何事情，”Childs补充道。

3.降低成本和风险

外包工资单还可以帮助削减成本和限制风险。 Childs表示，平均而言，由于员工的时间与准确的时间记录之间存在差异，企业的员工人数过多约4％。

“只需拥有更准确的时间和考勤记录保存解决方案就可以省钱，”他补充道。 （Paychex在这里有一个节省成本的计算器。）

然后，您可能会因违反报告和其他要求而受到惩罚。根据美国国税局的数据，40％的小企业因迟交或不正确的申请每年平均罚款845美元，Childs指出。

Childs指出，如今只有一名员工可以使用外包解决方案。解决方案价格合理，小型企业每月起价不到50美元，具体视需求而定。

一个优秀的薪酬服务提供商提供的功能超出了您自己的能力范围。如果您之前没有考虑过外包解决方案，请将今年作为您转换的一年。它将为您作为业主提供安心，并为您的公司腾出时间。

选择外包薪酬服务提供商的提示

如果您正在考虑外包工资单，那么您应该考虑一下 典型的三点 你在选择任何类型的提供者时会看到：

• 价钱
• 服务
• 声誉

但是当谈到工资单时，还有其他要考虑的问题：

提供商的安全性和可靠性

您向工资单提供商提供员工的姓名，地址，社会安全号码和银行帐号。您将授权代表您提交申请。

选择具有良好控制力的财务实力较强的提供商。

否则，在一家小型家庭经营的薪酬服务提供商被指控从客户那里窃取1100万美元后，你可能会发现你的公司陷入困境，就像南卡罗来纳州的一些公司一样。

2014年，员工服务网的客户震惊地发现，薪资服务提供商已经用他们的钱来资助奢侈的个人生活方式，而不是将其汇给税务机关。那些客户 - 所有小企业 - 都发现自己面临着国税局的行动。为什么？因为即使薪资服务提供者从他们那里窃取，雇主也最终负有责任。 （如果您将工资单外包，IRS会提供保护您公司的提示。）

跟踪记录服务企业喜欢你的

薪酬服务提供商是否有能力为您的企业服务？提供商是否在您的行业中经验丰富？

补充服务产品

考虑您的业务增长可能需要的更广泛的服务，例如福利和人力资源服务。工资单公司是否能够提供这些服务？

法规遵从能力

薪酬服务提供者是否有资源跟上有关就业，医疗保健和税收的新兴法律法规？

技术

评估薪资公司的技术，包括其移动准备情况。薪资公司是否投资于新技术？随着对雇主和员工方面的需求增长，他们能否跟上技术的步伐？

会计界面

您的会计师是否可以轻松访问您的工资单和相关记录，以便进行对账和税务申报？

通过Shutterstock的工资单图像