行政助理的日子充满了多项任务，包括安排，发送电子邮件和管理项目。此外，当她的老板不在时，有时需要给老板留言。一条不清楚，写得不好的信息会让你的老板感到沮丧。如果您想给她留下深刻印象，请提供详细的消息，概述呼叫的性质和请求的响应。即使你不是行政助理，你也可能偶尔会收到一个不可用的老板的消息。
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询问来电者是否愿意留言。如果答案是“不”，请花点时间鼓励留言。告诉他你的老板整天都在开会，所以回电可能不是最好的选择。
让呼叫者给出详细的消息。一些来电者会回答：“让她给我回电话。”不幸的是，你的老板可能对这种模糊的信息不满意。在这种情况下，回答“当然。我能告诉她这是关于什么的？”
从呼叫者处请求全名。名字可能会给你的老板造成混乱。简单地问，“我可以用你的全名吗？”在取消消息时。
询问来电者的电话号码。虽然这看起来很明显，但是当关注呼叫的其他方面时，很容易忘记这个数字。如果呼叫者更愿意通过电子邮件联系，也请将其写下来。
在提出问题时，请在废纸上写下所有这些信息。记下通话的日期和时间。
传递信息
在一张小纸条上整理您的通话记录。每封邮件应该只填写一张纸。避免在每个单据上写入多条消息。
记下通话的日期和时间，然后记下论文顶部的来电者的姓和名。如果她还向您的老板（例如会计师或供应商）提供了自己的职位或关系，也可以在此处写下。
用一个简短的句子总结一下这个电话的目的。将其写在调用者名称下面。简短而具体，所以你的老板不必怀疑这是什么。
在呼叫底部写下来电者的电话号码。
如果通话非常重要，请在备注的右上角写下大写字母“URGENT”。大多数手机短信不属于此类别。紧急信息是指可能对公司产生重大不利影响的家庭紧急情况或业务问题。
一旦有空，就立即将消息转发给老板。当你递给他每条信息时，请大声朗读。这样他就没有机会错过重要的信息。
小费
知道什么时候说出来。如果消息确实是紧急情况，特别是对于老板的家人，请打断她并立即告诉她有关来电者。生活中的一些事情比商务会议更重要。
