如何举办非营利组织会议

在非营利组织的董事会任职可以帮助提高您在职业中的形象，这是您应该为职业发展计划增加的目标。不要担心必须重新发明轮子以正确运行非营利组织会议;大多数组织都要求主席必须使用特定的方法来举行董事会会议，并提供会议期间要遵循的规则的副本。当你成为一个非营利组织的主席时，你将参加许多董事会会议，并学习如何自己运行一个。

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非营利组织章程

您的组织很可能有章程，其中包括运行会议的说明。阅读小组网站上或其秘书处的章程，以确定它们是否包含会议指示。章程可能要求您使用其创建的专有会议系统或Robert的订单规则，这是最常用的方法板。章程规定了会议的法定人数，这是最少数量的投票理事会成员，他们必须在场才能进行具有约束力的投票。例如，拥有七名成员的董事会可能需要大多数董事会成员，或至少四名成员出席组成正式会议。

罗伯特的订单规则

如果您曾参加过镇议会，教会团体或非营利组织的会议，您可能已经熟悉罗伯特的订单规则。该系统通过介绍休会来帮助召开会议。罗伯特的“订单规则”为制定议案，处理讨论，修改议案和表决投票设定了具体方法。官方规则可在罗伯特的订单规则网站上查阅。虽然有些组织可能不会强制要求在其章程中使用罗伯特规则，而是举行更为非正式的会议，但大多数组织都遵循有组织的议程，并使用罗伯特规则的一些基本知识来进行投票。如果组织使用其他系统，请向秘书索取这些规则的副本，并在会议开始前对其进行研究。

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通知

预订会议地点，并通过电子邮件向您的董事会发送公告，其中包含即将召开的会议的日期，时间和地点，并附上上次会议的会议记录。询问谁来确定您是否会达到法定人数并给出必须回复的截止日期。请大家阅读上一次董事会会议的会议记录，会议将在下次会议上通过审批。要求无法参加下次会议的董事会成员提交他们对会议记录的任何评论。要求任何需要打印和分发的报告（例如财务主管的报告）尽早发送给您以进行复制。

制备

使用上次董事会会议记录的副本开始准备即将举行的董事会会议。会议记录可能包括董事会成员本应在下次董事会会议之前采取的行动项目。打印委员会或董事会成员提交的任何文件的副本，以分发给董事会。拥有该组织的使命陈述，章程，过去会议纪要和罗伯特的订单规则的副本，以帮助回答可能出现的任何问题。如果会议将持续两个小时或更长时间，请计划茶点。

使用议程

非营利组织董事会会议使用议程，该议程是会议内容的概要。创建一个订单，介绍客人，总裁和财务报告，批准过去的会议记录，委员会报告，新业务，旧业务和休会。你的秘书应该详细记录你的会议记录;如果秘书不在那里，确定谁将采取会议记录。拥有几年前会议纪要数将帮助您确定以前的董事会是否已经制定了您正在考虑的政策，或者讨论并拒绝了这些政策。