发送到“文件”的工作场所通信必须遵守就业记录的过程和结构以及商业信函的基本格式。文件备忘录旨在记录人员变动或就业决策等行为。此外，他们还保存与人力资源活动和工作场所调查有关的事实和情况。
收件人
虽然您的备忘录旨在记录文件，但仍可能有收件人应直接接收通信副本。例如，如果您要记录员工关于她对促销的考虑的文件，您可能希望包括她将在新角色中报告的当前主管和主管。此外，向员工提供备忘录的副本。
$config[code] not found敏感的信息
关于敏感信息的工作场所备忘录应仅针对需要了解的人员，如果备忘录包含人力资源部门和员工主管之间不得讨论的信息，则应将备忘录明确标记为“机密”。在某些情况下，关于敏感问题的备忘录不应该放在员工的档案中。例如，在工作场所调查（例如性骚扰）的情况下，备案档案会进入调查档案，而不是员工的人事档案。提交调查用途的备忘录仍然保密，只有需要知道的人员才能访问，例如人力资源人员，公司高管和所有者，或法律顾问。
备忘录内容
除非此备忘录是正在进行的通信的一部分，否则您可能需要描述情况或解释您的文档的原因。如果是人事问题 - 除了调查之外 - 以员工的姓名，部门，职位和工作时间开始备忘录。例如，如果您要总结员工的转移请求，则您的第一段应包含相关信息，例如员工的职位以及她要求转移的职位或部门。该备忘录还将包含有关她的转移请求是被批准，被考虑还是被拒绝的详细信息。
分发和档案
如果您正在写入员工的文件，则备忘录的副本应作为分发列表的一部分进入HR一般对应文件。此外，除非备忘录是工作场所机密调查的一部分，否则员工会收到一份副本以及可能了解员工信息的其他方。在这种情况下，只有人力资源部门和从事调查工作的人员才能访问备忘录。当包含备忘录的文件发送到您的档案时，人力资源部门会保留部门一般通信文件中的备忘录副本。
