在许多公司中，人力资源部门处理过去和现在每个员工的所有人事记录。这些记录传统上保存在纸上，造成存储问题，定位记录和长寿的能力。转换到计算机化的人事系统可以帮助解决其中的一些问题。
空间
保留纸质记录占用了大量空间。公司拥有的员工越多，存储所有记录所需的空间就越大，特别是如果公司为过去的员工保留记录。计算机化系统允许公司将纸质文档转换为数字形式，这仅占用计算机的空间。大多数计算机都有足够的硬盘空间来存储所有必需的员工记录。然后，公司可以将以前的存储空间用于另一个办公室或其他类型存储的纸质记录。
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纸质记录，无论它们的存储情况如何，都需要几分钟时间来搜索每个特定信息。您必须找到正确员工的文件，这通常很容易，只要文件保持良好的字母顺序，但仍然需要时间，具体取决于您必须走多少文件柜才能到达它。之后，您仍然必须找到所需的特定文档，这可能需要一些时间，尤其是在员工的文件很厚的情况下。但是，如果人事系统存储在计算机上，则通过计算机的搜索功能搜索您要查找的信息只需几秒钟。雇主可以查看来自多台计算机的文件，甚至还可以查看位于多个城市的办事处。
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除了在纸质文件中搜索特定文档时节省时间，雇主还可以通过其他方式节省时间。如果雇主因纪律处分或进行绩效审查而需要某人的纸质文件，她将不得不等待某人找到该文件并将其交付给她。当系统计算机化时，她可以简单地在计算机上查找信息而无需等待。还可以更快地完成文件归档，节省归档时间。
统计
雇主有时依靠统计数据来评估员工和公司的需求。当人事记录计算机化时，雇主可以指示计算机收集特定的统计数据，例如产出水平，缺勤或周转率，以找到改善公司的方法。这些统计数据可以为雇主提供大量重要信息。如果上层管理人员请求这些统计信息，则计算机可以轻松编译信息，并可以快速创建图表以更好地说明统计信息。
趋势
一些员工表现出他们的工作习惯趋势，可以让雇主了解潜在的问题。例如，员工可能习惯于在一周的同一天每两周召唤一次病人。一些员工选择周一或周五延长周末，而其他员工则选择更谨慎的路线，使用一周中的一天。计算机化的人事系统可以帮助雇主比依赖纸质记录和记忆更容易识别这种趋势。
