秘书为办公室工作人员提供行政支持。执行秘书为一个组织中的一个或几个高级管理人员提供更高级别的行政支持，并可以监督办公室的文职人员。他们通过安排会议，安排旅行，制作文件和打字通信来协助高级管理人员。他们经常为高管维护机密文件并创建报告。某些教育，经验和技能可以帮助执行秘书在这个角色中脱颖而出。
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高中文凭或GED是所有类型秘书的最低要求。一些雇主可能需要高等教育培训或副学士学位，以担任执行秘书的高级职务。职业学校和社区学院提供与办公室管理相关的课程。在专业行业，例如法律和医疗领域，雇主通常需要特定的培训或经验。
技能
执行秘书必须具备强大的写作，打字和计算机技能，以履行工作的高级职责。执行秘书经常为高级管理人员编写和输入信件，并使用计算机创建报告和维护文件。由于执行秘书维护各种文件并同时执行多项任务，因此必须对其进行组织和细化。需要出色的人际交往能力，因为这些专业人员与组织内的许多员工合作并代表高级管理人员。保持信息机密的能力对于这一角色至关重要，因为执行秘书经常处理只有高级管理人员才能访问的敏感信息。
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一般来说，执行秘书通过首先获得行政职位的专业经验来发挥作用。作为总书记或行政助理的良好表现可能会带来公司的晋升机会。行政助理通常必须申请担任执行秘书的内部职位空缺，并在此过程中与高级管理人员面谈。公司可能更愿意聘请内部候选人担任执行秘书职位，因为他们熟悉公司及其使命。
职业和薪水
劳工统计局预计，2010年至2020年期间执行秘书和行政助理的增长率为13％。这一比率与所有职业预计的平均14％相似。根据美国劳工统计局的数据，2011年，执行秘书和行政助理的平均工资为每年48,120美元。
