想象一下，被迫通过文件柜搜索旧文件夹，其中包含您需要解决客户查询的重要文件。
那么，在提交的纸质文件中找到这样的信息可能会让人感到沮丧，令人沮丧，毫无疑问会减慢你的速度。但是，当您扫描旧文档并将其存储在电子数据库中时，它可以使文档管理更加简单，对您的业务更有效。
$config[code] not found什么是文档扫描？
文档扫描，也称为文档成像，简单地定义为捕获纸质文档（或缩微胶片）的数字图像的过程。
“这就是你的纸质文件被转换成电子可搜索图像的方式，这可以极大地帮助你的业务流程，”英国文档管理和扫描服务公司Kefron的文档成像专家Neil McKeever在电子邮件回复中告诉Small Business Trends。
将物理文档转换为数字格式的整个过程还包括使用光学字符识别（OCR）软件扫描和捕获图像。 OCR智能识别数字图片并将其转换为文本文档，以允许在文档中搜索关键字。
“正确完成后，文档扫描可以改变您的业务运营方式，并为您节省时间和金钱，”McKeever补充道。
扫描文档的业务优势
根据McKeever的说法，他的工作是帮助小型企业客户以最有效和最及时的方式实施和维护他们的信息管理系统，文档扫描（或成像）对您的业务有价值的原因有很多。
他解释了企业文档扫描的六个主要好处：
1.文档扫描为您节省时间和金钱
只需单击按钮即可轻松访问所有文件和文档，您或您的员工无需浪费时间搜索框和文件，以尝试找到所需的文档。如果任务可能需要数小时才能在几秒钟内完成，您将不会向员工付费。
2.文档扫描可改善您的客户服务
通过文档成像，您可以将文件的每个部分数字化，并使用一系列元数据对其进行索引。这意味着，如果您需要特定的信息 - 例如发票号 - 您可以立即找到它。如果您希望尽快满足客户的需求，这将特别有用。
3.文档扫描减少了存储空间
通过将所有物理文档转换为数字文件，您将不再需要将它们存储在靠近手的位置。它们可以装箱并运送到安全的专用站点，释放办公室空间以获得更重要的信息，并降低与纸质文件存储相关的成本。
4.文档扫描提高了安全性
由于您不需要现场存储这些纸质文件，因此可以将它们保存在具有出色安全协议的专用存储设施中。您也不必担心办公室的安全性，因为所有数字文件和备份都可以远程存储在高度安全的服务器上。
5.文档扫描允许您共享和协作
数字文件相对于纸质文件的另一个好处是文档共享。多个同事可以在需要时访问同一文档，从而减少纸质文件必须从一个部门传递到另一个部门的浪费时间。
6.文档扫描有助于您满足合规性规定
最后，您可能会发现行业中的合规性程序要求您以数字方式和物理方式保留一些文档。现在提供安全高效的文档成像解决方案可以节省您的时间和精力。
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