在各级政府工作的工作人员的职责之一是为政策制定者撰写简报备忘录，他们使用备忘录教育自己的问题并指导他们制定协议，程序和法律。简报备忘录是一个问题或案例的简明摘要，向读者提出行动呼吁。成功的备忘录通过提供易于理解和评估的具体证据来说服读者采取行动。
$config[code] not found通过写“To：”和“From：”来开始备忘录。在冒号后插入发件人和收件人的姓名。在下一行，写下您编写备忘录的日期。通过编写“主题：”，然后是备忘录引用的主题来完成此部分。
指定您希望读者在备忘录的第一句或段落中执行的操作。
通过使用不超过5个句子的简短，简洁的段落来保持读者的注意力。在说明采取行动的原因时，请在单独的段落中列出每个原因。
使用经验证据说服读者了解拟议行动方案的必要性。例如，在寻求改变特定区划政策时，引用低收入住房统计数据。避免无法用事实支持的概括。
概述行动或政策的替代课程，描述每种行动或政策的优缺点。
避免不必要的冗长或正式的表达，例如“根据我们的讨论”，以及当您引用事实和数据时的技术术语。使用任何读者都能理解的简单直接的语言。
在备忘录中使用主动语音（而不是被动语态）来鼓励采取行动。如果你知道备忘录的收件人，请使用第一人称代词如“我”和“我们”，因为人们更有可能为那些他们认为自己认识的人做点什么。通过使用诸如“我是”的收缩来进一步强调这种个人关系。
重申备忘录结束时采取行动的必要性。务必说明是否有必须满足的行动截止日期。
警告
一份长度超过两页的简报备忘录将成为一份报告，读者在收到报告后不太可能立即阅读。
