有时，您需要的不仅仅是工资单来证明您的就业状况。请求方可能会要求您提供雇主的实际信件。例如，如果您租房或申请金融信贷或某些政府福利，您可能需要提交一份验证工作的信函。一些雇主有标准的信件模板，其他雇主从头开始准备信件，而有些雇员和第三方亲自访问信息。
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就业信的标准证明包含您的职位，部门，工资或小时费率，全职或兼职状态和工作日期。它可能包括其他类型的补偿，如奖金，佣金和健康以及退休福利。该信件应印在公司的信笺上，并且必须是真实的，只包含可证实的信息。应排除有关您的个人特征以及大多数情况下的工作绩效的信息。但是，在特定情况下，例如需要向学区证明其工作经验的教学专业人员，该信函可能包含工作绩效评级。
授权请求者
通常，现任和前任员工可以向雇主提交就业申请证明。在某些情况下，有正当理由需要信息的第三方可以提出请求，例如潜在的房东，政府机构和抵押公司。在其他情况下，第三方必须通过该员工获得就业验证函。
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员工或其法定代理人可能需要在特殊情况下提交工作证明。例如，在美国以特殊签证工作的非移民可能需要将其雇主的信件提交给各自的大使馆。这封信应该解释她目前的工作职责，并要求她允许她重新进入该国，以便她可以继续在公司工作。
文件创作
您的雇主可以通过将所请求的信息插入其标准模板来创建信函，或者可以键入自定义信函。一些雇主拥有人力资源在线自助服务工具，允许员工生成自己的标准就业验证信，例如银行和房东。对于更专业的案例，例如外国本国雇员，雇员可能需要直接从公司的授权人处获得该信件。如果允许第三方直接向雇主提出就业验证请求，他们可能需要事先征得员工的同意。
签名程序
打印的验证信包括授权公司代表的签名，例如员工的经理或主管，人力资源经理或公司所有者。允许员工生成自己的信件的自助服务选项可能不包含签名。如果需要签名，员工可以从指定的部门获取签名。
