大型会议住宿酒店的会议策划人员负责客户的活动，从最初的联系到小组离开酒店。规划师处理从预订会议和酒店房间到食品和设备设置的所有事宜。在一个大型设施中，可能会有几个会议策划者，他们都有不同的专业领域，并在小组活动中一起工作。这些不同领域的例子包括保留，食品和饮料以及公共关系。
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在这个角色中，会议策划者作为住宿和会议设施向公众的代表。规划人员的工作是确保设施具有良好的声誉并帮助引入客户预订。会议策划人员制作宣传册，概述设施的服务，回复有关活动策划服务的电子邮件或电话咨询，并提供有关当前会议设施和服务的信息，以便在酒店网站上使用。在此角色中，计划员为设施的活动策划部门创建多媒体广告的内容。规划人员还需要与企业和会议联系，以鼓励新的和持续的业务。
预订和注册
在主要从事预订和登记工作时，会议策划人员协助客户为与会者预订酒店和宴会厅。根据团队的规模以及现场举办的活动，会议策划人员会建议会议中心的哪些会议室最能满足客户的需求。规划人员还为客户的参与者预订酒店房间组，并协助提供任何必要的溢价住宿。会议策划者的部分角色包括协商团体折扣率并可能协助旅行安排。会议策划人员还协助与会者进行现场注册。
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每个会议都需要食品和饮料服务。幸运的是，对于客户来说，现场会议策划人员可以轻松地为他们处理此事。会议策划人员帮助客户确定预计参加人数需要多少食物。部分原因是帮助确定是以正餐或自助餐的形式提供膳食，还应提供哪些饮料。会议策划者与客户讨论每餐的菜单，并帮助为客户制定预算或一揽子交易。
技术职责
会议策划者在大型会议住宿中的工作有许多不同的技术方面。该角色的技术财务方面之一是帮助客户制定预算并确定如何支付设施的所有服务。会议策划者组织客户的整个活动，确保客户知道在什么时间可用的会议室并制定活动安排。规划人员还负责定位，租赁和设置客户需要的任何视听设备或其他专用设备。会议策划人员还可以根据客户的要求定位和安排娱乐活动。
