越来越多的供应商正在推出云平台和软件即服务（SaaS）产品，以便将人们聚集在一起。
但是，不要让像“云平台”和SaaS这样的行业术语让您感到困惑。所有这些意味着人们正在使用基于Web的软件应用程序来协同工作。
这些协作软件系统的目的是模仿我们自第一个组织办公室以来的工作环境。
$config[code] not found想想人们一直在使用的工作环境，因为有组织的办公室变得司空见惯。我们现在最好看旧电影（或者在“狂人”剧集中） - 不同楼层的每个部门，坐在IBM Selectric打字机上的一排秘书，小隔间的高级管理人员，办公室的老年人。
在我早些时候在AT&T，我们不断重新安排人员，以便所有国家客户团队的成员坐在一起。我们甚至从天花板悬挂了团队标志。会议暂时通知会议，为了分享文件，我只是在同事的桌子上放了一个文件夹。
今天，工作环境发生了巨大变化。越来越多的人在家工作。我们拥有虚拟团队，更多顾问和外包人员。不断上涨的天然气价格和经济形势将使虚拟办公室成为必需品。
每个人都对虚拟办公室有不同的描述。自20世纪80年代以来，我一直在运营虚拟公司。我记得很高兴有一个MCI电子邮件帐户，并意识到我没有必要处理语音邮件与人沟通。
从那时起，我就有了很多有效的经验。让我分享一下我认为软件应用程序应该具有的要求，以帮助人们在今天的“虚拟办公室”中一起工作：
简单和熟悉
人们自然会抵制（有人说仇恨）变化。软件应用程序的界面必须类似于人们非常熟悉的界面。它也必须尽可能直观。
这可能听起来很基本，但是如果你现在看一下合作领域的玩家，只有少数人做得很好。一些软件应用程序在功能上非常陌生且难以使用，因此您在尝试完成基本操作后会很快放弃。为了跨越鸿沟并在市场中占据主导地位，用户体验必须熟悉且简单。
在场/聊天
我觉得“存在”和直接和直接沟通的能力是最重要的方面。了解与您合作的每个人的状态是成功系统的基石。
在较旧的传统办公室模型中，我们可以浏览整个房间或俯瞰隔间墙，聊聊天气或新产品发布。今天的替代方案是即时聊天或电话会议。诸如VOIP或免费电话会议服务等服务使得临时会议变得快速且易于设置。
文件控制/共享和实时协作
商业的核心是文件和文件。它们既是工作产品又是工作流程。随着顾问，外包和合作伙伴社区的指数增长，应用有意义的文档权限级别的能力是当今关键的必要条件之一。
在过去，您可以通过仅复制某些收件人的某些页面来控制此操作，或者您将限制分发列表。今天，在一个好的协作软件应用程序中，您可以通过几次击键来分配不同级别的权限。
为安全性，控制，便利性和取证添加详细的审计跟踪，您就拥有了可行的文档和文件管理系统的组成部分。实时协作和推送技术可自动完成大部分管理任务。这些管理工具结合起来，过时 - 并消除 - 对电子邮件附件的需求。
早在我提到人们对变革的抵制。市场上有许多潜在的功能强大的解决方案，用于文档控制，文件备份和协作。他们所面临的挑战是：（1）易于使用;（2）最大限度地减少行为改变的需要。对于大规模采用，您必须模仿人们今天的工作方式，并尽可能多地自动化功能 - 而不是试图从根本上改变他们的工作模式。
会议
会议是一个广泛的类别 - 我倾向于在桶中考虑它。
- 显示和讲述事件 是具有指定演示者和组观众的预定会话。现在市场上有许多产品能够很好地处理这些产品，具有不同的定价模型和特性/功能级别，例如Webex。
- 我相信 临时共享 是协作世界中最有用的功能之一。能够在没有设置的情况下即时共享屏幕或工作产品的能力就像我们“靠在立方体墙上”一样接近。有两种方法可以做到这一点：（1）允许即时屏幕共享的产品（通常（一对一），或（2）在多个用户之间提供实时文档共享和更新的产品。我广泛使用它们并在“虚拟办公室”中发现它们非常宝贵
更改
进入职场的每一代人都会带来不同的技能和偏见。我工作的第一家真正的软件公司有一个自行开发的大型机电子邮件系统。首席财务官会让他的行政助理打印他的电子邮件的硬拷贝。他会亲自写下回复，她必须是那个键入他的消息并发送回复电子邮件的人。
就像现在听起来一样荒谬，在十年左右的时间里，我们将软件应用程序和文件保存在我们本地PC上的想法听起来同样荒谬可笑。
与此同时，我们需要一种适合我们工作习惯的混合解决方案。加速云应用程序和数据的使用，但让人们可以选择在他们的桌面上工作。
通过使在线工作更容易和更方便，传统的桌面将变得像你的扁桃体一样功能 - 仍然存在但不需要。
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关于作者： George Langan是eXpresso Corporation的首席执行官，eXpresso Corporation是一家协作软件服务公司。 George带来了运营软件业务的丰富经验。他的博客可以在http://blog.expressocorp.com找到。
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