让客户满意是任何企业成功的关键。对投诉的及时响应可以帮助您留住对您从公司收到的服务不满意的客户。一份写得很好的回复函遵循基本格式，是贵公司投诉解决流程中的重要工具。
总结一下情况
开始写信，感谢客户告诉你这个问题。重要的是要以积极的方式开始写这封信，因为您知道客户已经对贵公司不满意了。提到您重视他的业务并努力确保客户与您的公司有良好的经验。简要总结投诉，包括任何日期（如适用）。如果您的摘要没有准确描述他的问题，请让客户与您联系。包括您对客户体验的任何疑问。
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让客户知道您理解为什么他感到沮丧或不快乐。如果您的公司错了，请为错误或情况道歉。即使你的公司是正确的，最好不要通过责备他的情况来对抗客户。 Intuit网站建议您告诉客户，如果您认为投诉是无根据的，您就明白您没有达到他的期望。本段的重点是与客户建立融洽关系，让他觉得他的意见很重要。
提供解决方案
让客户知道您可以采取哪些措施来解决问题。详细解释您将要做什么以及何时完成。在某些情况下，您可能需要他提供其他信息，例如文档或已完成的表单，然后才能解决问题。准确地告诉客户您需要哪些信息以及何时需要。避免过于严格地应用公司政策。如果您拒绝解决保修期满后一天发生的问题，那么您不会错，但您可能会失去客户 - 而该客户会告诉其他人他与贵公司的经历。
结束信
如果客户想要进一步讨论此事，请填写您的联系信息。提供客户可以通过多种方式与您联系，例如电子邮件地址和直拨电话。避免提供一般的公司电话号码或要求客户通过多次提示趟过留言。如果您让客户难以联系到您，他可能会感到沮丧并且觉得您并不认真解决他的问题。再次感谢客户与您联系，并要求他告知您是否还有其他问题。
