备案系统建立办公程序，根据一致的规则组织信息，以便于查找信息。备案系统组织其他个人和组织发送给公司的文件，公司内部活动的记录以及公司发送给其他公司和个人的信息记录。
收件箱和发件箱
发件箱在分发之前保存外发文件。传出文件包括外发邮件，传真或要扫描的文档，并通过电子邮件发送给组织外部的实体。收件箱在传入文件在内部提交或分发之前保存它们。这些文件包括备忘录;详细说明新项目，倡议或客户的文件;和邮件中的文件。一些收件箱有两个部分。一个部分包含具有现有文件的文档，另一部分包含需要新文件的文档。
$config[code] not found文件和类别
文件是根据名称，日期，主题，位置，项目或其他数据保存属于一起的信息的文件夹。多个文件按类别分组。通常会为这些类别分配颜色，并使用颜色编码的文件夹或贴纸以便于参考这些类别。归档系统在类别中建立单个文件的逻辑放置。例如，医生办公室可能具有颜色编码的类别，其对应于患者姓氏的字母表的每个字母。其他归档系统按主题，数字，地理和时间顺序排列文件类别和位置。
每日视频
Sapling带给你的Sapling给你带来了对应
传入邮件存储在与文档信息相关的文件中。公司将传入邮件的响应副本放在与原始传入文档相同的文件中。一些公司印制完整回复的复印件，以区别于尚未提供的回复。同样，传出文件的复印件存储在与文件信息有关的文件中，并存储在与公司收到的对这些文件的任何响应相同的文件中。
内部分配
收件箱包含在组织内分发的文档，包括单个员工的邮件，备忘录以及个别员工收到的其他物理文档。通过将文档放在员工投递箱中，有时通过将文档扫描或传真给远程员工，将内部收件箱文档分发给员工。
归档钥匙
如果没有与新文档逻辑对应的现有文件，则会创建一个新文件来存储它。同样，如果没有适合文档的现有类别，则会为新文档创建新类别。文件密钥为文件系统提供索引。文件密钥列出并编纂文件系统中的所有类别，并指出每个类别中信息的组织方式。无论何时创建新类别，文件密钥都会更新并分发给其他人员或显示在中央参考点。
