向员工甚至主管表达投诉是一种简单的方式，让员工对某些工作条件表示不满，无论是绩效评估问题，福利还是与主管的冲突。但是，当员工花时间撰写投诉信时，期望公司至少会仔细阅读并投入时间来回应投诉。
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人力资源领导者意识到，许多员工并不认为人力资源是员工的倡导者。事实上，一些员工说，去人力资源部门就像去学校校长办公室一样，他们不惜一切代价避免这样做，说人力资源部门对员工的担忧视而不见。20世纪80年代人事部门负责的行政职责几乎没有扩大到发放薪水和签署员工以获得团体健康福利。然而，今天，人力资源部门已发展成为战略业务合作伙伴，专注于通过个人关注员工关注来改善雇主 - 雇员关系。
雇主 - 雇员关系
改善雇主 - 雇员关系不是奖励奖金或支付比竞争对手更高的工资。在他的书“雇员离开的七个隐藏原因”中，Leigh Branham检查了萨拉托加研究所提供的近20,000次离职面谈。伯兰罕的研究显示，员工更容易离开，因为他们感到贬值。他们也因为无效的领导而离开。通过正确的方法，这些是人力资源部门可以解决的问题。其中一种方法是认真对待员工的投诉，并立即回应影响工作满意度的问题。
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指导员工以书面形式向人力资源部门表达他们的疑虑，并指派人力资源员工来确认投诉。在适当的时候，如果投诉不太可能导致对公司的法律诉讼，请跟进对员工的书面回复，概述公司将采取哪些措施来解决员工抱怨的问题。如果您的书面答复无法概述解决投诉的确切步骤 - 例如关于工作场所骚扰的投诉 - 请尽可能保证员工保密地解决她的问题。
会议
在某些情况下，必须进行一对一会谈，以表达公司对解决工作场所问题的真诚兴趣。与员工一起审核员工的投诉信，以确保您清楚了解员工不满的基础。私人会议向员工保证您认真对待他们的顾虑。当您回答有关公司可以采取哪些措施以达成解决方案的问题并注意员工解决其投诉的建议时即将发布。但要避免对可能成为法律问题的复杂问题或投诉提出有希望的解决方案。
响应
根据具体情况，以书面形式回复员工的投诉可能是不必要的，甚至是没有根据的。例如，应调查和记录涉及工作场所骚扰或歧视性待遇的投诉。但是，该员工没有获得调查笔记的副本作为对其投诉的回复。只有贵公司的法律顾问才能收到有关员工投诉的调查说明和内部报告，这些投诉可能引发有关责任的问题，例如骚扰，歧视，工作场所安全问题等。另一方面，如果员工抱怨浴室较干净或者远程访问公司内部网的问题，那么这些都是您可以快速解决的问题。此外，向员工提供书面回复，记录您为解决此类投诉而采取的措施。
