无论是办公室假日聚会，同事的生日，周年庆典还是其他社交活动，您创建的邀请都应该是 包括有关活动的所有重要细节，并正确地发送给每个收件人。如果您代表贵公司撰写邀请，您的邀请应该以有利的方式描绘公司并反映其标志性风格。
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邀请函的很大一部分是访客列表 - 通过商务邀请，获取所有相关信息尤为重要。错误地拼错了一个重要的商业客户的名字或者叫一个男人“女士”是社会失礼，可能会失去客户的业务。在开始处理信封并写下邀请函的问候之前， 查看访客信息，以确保您拥有每个人姓名的当前地址和正确拼写。这可能需要一些研究，例如查看客户端文件，甚至致电客户办公室以确认地址。
选择正式或非正式
根据活动情况，选择正式或非正式的邀请样式。对于白领筹款活动，采用更正式的风格。对于休闲活动，如公司烧烤，去休闲一点。通过正式邀请，拼出包括日期，时间，地址和全名在内的内容 - 例如“11月2日” - 并使用更正式的纸质库存。
使用“先生”，“太太”和“女士”在人们的名字前面，以及诸如“你诚挚邀请……”或“我们要求你出席……”这样的措辞来表明事件的正式性质。通过休闲活动，您不一定需要写出日期和时间，但是 如果您正在寻求业务联系，仍然使用“先生”或其他适当的敬意。如果欢迎该人带来客人，请写上“约翰史密斯先生和客人”。 Emily Post的礼仪指南（http://www.emilypost.com/invitations）在您需要有关如何正确处理某人的更多指导时可能是一个有用的资源。
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对于商务邀请， 在邀请函中包含公司徽标，以及主持人的姓名 在礼仪学者的推荐下，靠近顶部的某个地方。其他重要信息包括： 事件的描述及其目的。当然，你需要包括 日期，时间和地点 - 包括方向。 例如，包括被邀请者可能需要的任何特殊说明，例如穿什么或办公室在建筑物中的位置。对于客人可能需要安排旅行的正式活动，请提前六至八个月发送“保存日期”，然后提前六至八周发送邀请。对于不太正式的活动，两到四周应该没问题。
包括RSVP注释
要正确规划您的活动，您需要知道有多少人参加。因此，RSVP是您邀请的重要组成部分。在您包含所有相关细节之后， 说明此人如何回应邀请。提供一张回邮信封和一张卡片，允许客人通过邮件向您发送便条，或提供电子邮件地址或电话号码。无论如何，还要提供此人需要响应的截止日期。
