规划活动是一个既具有挑战性又耗时的过程，但却是企业推广其产品和服务的一种非常有效的方式。一些挑战包括选择场地，管理邀请，组织回复和跟踪付款。
请查看以下提示，以帮助您克服这些挑战，并将您的活动愿景转变为一个特殊的现实:
成功计划
在安排活动时考虑您的受众。 “何时”和“何处”是最大化出勤率的重要考虑因素。对于每个活动，您应该设定两个目标：您希望完成的目标，以及您希望与会者完成的目标。这些规划技巧将有助于集中精力，有效沟通，并为所有相关人员提供有意义的体验。
邀请 - 让它变得个性化
客户对您的活动的第一印象非常有可能来自您的电子邮件邀请，因此您的邀请必须具有吸引力。您的邀请应该看起来很专业，并传达有关您的活动的基本信息。以下是发送精彩在线邀请的一些提示：
- 细分您的列表非常重要。您想邀请最感兴趣的人。
- 个性化（包括被邀请者姓名）。
- 用您公司的徽标和颜色标注邀请。您的客户应该知道它来自您，而不会看到一个单词。
- 包括参加活动的目的和好处。
- 提供有关活动的地点，时间和成本的明确详细信息，以及联系信息。
- 如果可能，请附上地图和行车路线。
积极推动
邀请可能不足以保证包装好的房子。还有一些额外的步骤可以帮助提高意识，鼓励出勤和填补你的活动席位。建议包括：
- 特定事件的网站。这是列出活动所有细节的好地方：一般描述，目的，费用，活动，其他网站链接，特邀嘉宾和其他资源。
- 与原始邀请一样，确保所有促销活动都包含您的品牌，公司徽标和颜色。
- 如果活动向公众开放，请考虑在社交网站上宣传您的活动。我的经验是社交网络是电子邮件邀请等促销工具的补充。我发现通过将社交网络融入到混合中，我可以将出席率提高至少10％或更多。
- 请记住在活动前几天发送提醒。
- 包含活动日历以宣传未来活动。
- 捕获超过标准信息，以用于未来的营销工作。
- 如果您的活动有费用，请在注册期间收集这些费用。以电子方式收取费用可避免在您自己的计算机上管理和存储信用卡号码的安全风险。而且，如果您可以在注册时让注册人付款，那么您将获得他们将参加此活动的个人的坚定承诺。
- 如果您收取费用，请始终包含退款政策。
利用正确的工具
小企业应该重视自己的品牌，并在与客户和潜在客户沟通时争取专业精神。专为专业用途而设计的工具提供了满足这些需求的最佳解决方案。与电子邮件营销和在线调查一样，有一些在线工具可以帮助您规划，跟踪和管理您的活动。
让它成为可数
事后，总会有机会改善您的活动。活动后的活动可以揭示有用的信息，以及如何改善下一个活动。
- 跟踪那些参加的人和那些没有参加的人。
- 及时发送后续通信，包括活动亮点，图片和总体摘要。
- 对与会者进行事后调查，以了解他们在活动中的体验。
- 询问下一次活动的改进方面。
从事件前规划到事后分析，成功的事件将从使用正确的在线解决方案中获益。通过遵循这些建议，您可以在更短的时间内获得更高的效率，看起来更专业，并为您的与会者提供令人满意的活动体验。
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