有效的会议为公司增添了实际价值。他们产生想法，指导方向，加强联系并重振活力。与此同时，企业无法投入无穷无尽的资源。关键是确保邀请基本人员 - 在适当的时间和适当的空间。直接互动以实现共同目标，并以明确的行动计划结束。
明确目的
所有有效的会议都有明确的目的。这转化为议程。如果您尝试同时覆盖太多项目，那么您的会议就会过度。如果桌面上的主题太少，那么电子邮件，人对人讨论或其他形式的交流就更加实用。您的议程应概述要按正确顺序讨论的具体项目。提前写下来有助于澄清会议的重点。它还确保参与者“买入”，带来有价值的想法，并随着讨论的展开而保持正轨。
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物流对于有效会议至关重要。一个方面是邀请执行任务的正确人群进行讨论，对该工作做出决策或以其他方式命令影响。选择一个不仅对所有与会者免费，而且不与其他工作重点或能量水平竞争的时间。您的会议时间也很重要。在大多数情况下，两个小时是健康的最大值。它还有助于估算每个议程项目的时间 - 并尊重限制。您的位置应该让人感到舒适和实用。在某些情况下，这将意味着私人场所，电话会议或场外会议。
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有效会议需要有效沟通。它有助于制定基本规则，例如“我们的目标之一是制定下一财年的预算，使我们的净收入增加15％。如果您正在为您的部门提出新的费用类别，请准备在其他方面进行减少 - 或就额外费用如何增加收入做出合理的论证。“创建协同效应的方法包括参加”问题调查“，参与者可以召集关注或集思广益的领域，共同产生想法。主持人是您的秘密武器，鼓励团队对话并以每个人的利益为基础，同时保持整体会议的正常进行。
有意义的结果
在会议结束时，应该有明确且可操作的结果。鼓励这种做法的一种方法是将“后续步骤”列为议程上的最后一个主题。分配10至15分钟以捆绑所有松散的末端。总结参与者解决的问题。陈述所有未解决的项目 - 并指定谁负责解决这些问题。公开而非离线这样做可以加强问责制。此外，计划分发讨论的分钟或总结以及讨论结果。在某些情况下，后续步骤包括安排另一个会议。在下次会议开始之前，请与负责后续任务的同事一起检查，以确保继续取得进展。
