备忘录 - 备忘录的简称 - 几乎与信件相同。它们之间的主要区别在于，信件向组织外的人传达信息，而备忘录通常写在内部的人身上。字母和备忘录之间的另一个区别是格式。一封信使用称呼（“亲爱的女士”）和关闭（“真诚”）;备忘录没有。备忘录始终包含主题行。备忘录可以是正式或非正式的，具体取决于谁将阅读它们。
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列出您需要在备忘录中提出的要点，并记下支持这些要点所需的信息。包括为主题提供上下文所需的背景信息。
订购信息。如果主题复杂，令人不愉快或有争议，背景上下文可能应该先行。否则，从主要想法开始。
检查以确保您没有遗漏支持或主要信息。
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格式化备忘录
检查您的公司是否具有办公室备忘录的首选格式。有些公司甚至有预先印制的备忘录表格。如果可用，请使用首选或预先打印的格式。
设置边距，在顶部和底部留出至少1 1/2英寸的空间，并在每侧留出1英寸的空间。备忘录的内容应以页面为中心;如果备忘录非常短，则应增加顶部和侧边距。
将文字处理文档的样式设置为块格式：左对齐，单个间隔，段落之间有空格。
创建标题
键入标题组件以启动备忘录，每个单行间隔一个组件。每个组件后面都应该有一个冒号。例如：日期：收件人：收件人：主题：
使用标题样式填写主题信息。也就是说，除了文章，介词和少于四个字母的连词之外，主题中的单词都应该被大写，除非它们开始或结束标题。使主题具体。
填写“日期”，“收件人”和“发件人”行，将每个单词的第一个单词与主题行的第一个单词对齐。例如，该日期应以拼写出的月份（2020年7月4日）编写。使用“To”和“From”行的全名。
如果备忘录的运行时间超过一页，则在第二页和后续页面上创建标题。如果备忘录是针对多个收件人，请使用主题行的缩写形式，单个空格并包括日期，然后再单个空格并包含页码。如果是一个人，您可以使用另一种形式，在一行上列出读者的姓名，页码和日期，右对齐的名称，居中的数字和左对齐的日期。
写下身体
如果读者需要上下文，请写一个介绍性段落。本段给出了历史，陈述了备忘录中要解决的问题和/或刷新读者关于该主题的先前通信的记忆。
说明备忘录的主要思想。如果你没有写一个介绍性的段落，这将是一个开头。在这里，您宣布政策，解决方案，决策，建议，发现或事件。如果没有介绍，请提供简短的背景信息，例如“我们讨论过……”或“因为自助餐厅一直在经历长线……”
提供解释，支持或充分传达读者理解该主题所需信息所需的任何信息。
完事
如果您要将备忘录的副本发送给标题中所列人员以外的其他人，请在底部提供注释，例如“cc：”。
编辑备忘录。确保拼写和语法正确，提出想法并且读者将理解您需要说什么。
打印出备忘录并进行初始化。有些组织希望在标题的“From”行旁边写入缩写。其他人希望缩写在底部。检查公司政策。
小费
无论是向上级或下级撰写备忘录，还是向几个人撰写备忘录，或者向其他人提供有争议或不受欢迎的主题，请保持口气的商业和正式。保持备忘录简洁，清晰，易于阅读。
警告
写作时，请记住，备忘录不再像过去那样是临时通信。内容可能会无限期地存在，并作为公司活动和历史的记录存档。所以写下永久性的想法。
