文档管理器的角色

文档管理员是IT人员的成员，其目标是组织，更新和改进公司内部文档的整体工作流程。公司是文件管理者的最大雇主，尽管某些行业 - 如大型房地产公司，法律服务，融资，医疗保险和保险 - 可能会有一个文件管理员，无论规模大小。大多数文件管理员职位至少需要一到三年的经验;然而，最近接受过专门培训的大学毕业生可以直接进入这个职位。熟练掌握特定软件，例如文档管理系统和/或客户关系管理程序，对于工作职能至关重要。文档管理员有五个主要的工作职责：增加可访问性，归档文档，更新信息，记录可跟踪性和检索文档。

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增加可访问性

员工需要访问求职信，营销材料，教程和客户信息等文档才能完成工作。传统上，员工已将这些文件直接保存到其硬盘驱动器上以供将来访问，但存在文件过时的固有风险。此外，员工可以浪费宝贵的时间将硬盘驱动器与他们从未下载的文档进行梳理。文档管理系统解决了所有这些问题。它创建了一个保存所有文档的焦点。此外，可以通过网站与员工和客户共享这些相同的文档。大多数文档管理系统都可以轻松输出到网站;好处是任何有Internet连接的人都可以访问它，并且不需要额外的软件或安装来查看（可能需要用户名和密码，但可以指定）。

存档文件

美国国税局要求金融机构在账户关闭后保留与客户有关的任何文件五年。司法部要求法律办公室的时间框架更长，这意味着所有这些文件都需要到达某个地方。文档管理员通常按时间顺序归档文档，尽管有些人根据要存储的信息量按字母顺序排列。如果它是无纸化办公室，那么文档应该备份（在两个不同的位置），然后从服务器清除。

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更新文件

根据组织的规模，写作技巧可能是文档管理员角色的关键因素。求职信，模板和教程需要不断更新才能保持相关性。此外，隐私声明，空白合同和技术文档大约每年进行一次小调整。 无论文档管理员是否亲自进行这些更改，他都有责任确保每个人都使用最新版本。最简单的方法是使用文档管理系统。

记录可追溯性

文档发生变化，文档管理员有责任知道谁做了哪些更改。可追溯性是大多数文档管理软件的标准功能。但是，文档管理器可以在不使用软件的情况下跟踪可跟踪性，方法是将每个文档设置为只读，然后在收到请求时更改所请求的更改。

检索文件

有时文档管理员需要查找已存档的项目。大多数情况下，这是因为审计，诉讼和自然灾害 - 所有这些都需要对过去的事件进行细致的记录。因此，文档管理员需要尽可能逻辑和准确地存档材料。这样，任何文档管理员都可以访问那些所需的记录，无论谁最初存储它们。在准备自然灾害时，请将办公室服务器的备份存储在办公室外的某个地方。如果可能，请将其存放在不同的区域，例如卫星办公室。