没有人想知道员工的死亡，但是当你这样做时，就制定一个计划，让你和你的公司对待它。该计划应包括发送员工受益人，家人或遗嘱执行人所需的表格清单，以及在签发员工最终薪水之前和之后必须采取的步骤。州法律倾向于遵循联邦准则，但请与您的州确认。
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在所有新雇员的文书工作中加入受益人表格。通过填写此表格，员工知道谁应该在她在那里工作时去世的情况下收到她的最终薪水。提醒员工每年检查表格，以确保其信息是最新的，并保持与员工的意愿一致。如果您的员工没有指定受益人，您可以向遗嘱执行人或近亲签发最终的薪水，前提是他们有必要的文书工作，例如遗嘱或管理的原始信件，死亡证明的核证副本和适用的W -9表格。
在了解了员工的死亡之后
在了解到员工的死亡后，准备并向员工的家人发送一包信息和/或指定受益人。此数据包应包括有关任何福利的信息，需要填写的表格，必要时邮资已付的退回信封，联系信息以及有关任何尚未支付的工资以及何时支付的信息。立即通知工资部门员工的死亡。该部门需要冻结员工的工资并停止任何直接存款，直至收到必要的文书工作，其中包括死亡证明和W-9表格，用于受益人或遗产。薪资部门还应计算最终薪水的金额，其中应包括工资和其他类型的薪酬，如休假时间或累计病假时间（如果适用）。如果您使用薪资处理服务，您可能需要在处理员工的最终薪水之前为其提供员工死亡证明的认证副本。这些步骤很重要，因为银行可能冻结死者的银行账户，这可能会影响最后一次薪水的收到。
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如果员工已收到但尚未兑现薪水，则应停止支票并向该员工的受益人或财产发出新的支票。如果员工欠未偿还收入的薪水，则将其发放给员工的受益人或财产。检查州法律，规定在发出最终薪水之前必须满足的任何特殊条件。
向美国国税局报告收入
对于在员工死亡的同一日历年内欠下和支付的工资，您必须在员工的W-2表格中包含工资，并以受益人或遗嘱执行人的名义在1099-MISC表格中报告最终薪水的金额。 。如果在员工去世的那一年之后支付工资，请不要在您发出最终薪水的年份以员工的名义签发W-2。相反，向受益人或执行人发出1099-MISC表格，其中包括最终薪水的金额。您可以从IRS获取这些表格的副本，这也可以提供有关填写和发布这些表格的额外指导。
