你面前有一个写作项目……还有一张白纸。在冷汗中，你开始认为雇用一个文案可能更容易（毕竟，你没有做生意做作家）。再想想。通过五个简单的步骤和一些练习，您可以成为自己的撰稿人，并将您用于外部帮助的资金再投资于您的业务。
商业写作为何重要
写作或任何类型的商业沟通的重要原因与我们从事业务的原因相同：创造积极的业务成果。有效的商业写作可以通过多种方式促进积极的商业成果，包括：
- 为利益相关者创造价值
- 帮助利益相关者与公司战略和目标保持一致
- 允许作者参与不断学习
下面的写作建议将改进您的书写方式 - 从非正式的电子邮件到完整的商业提案。 （唯一不同的是每个写作任务花费的时间。）
第1步：了解您的受众群体。
你在沟通，向下或横向沟通吗？您的受众是您的组织内部还是外部？这些是与您的受众群体相关的最基本问题。如果你在调查中停在这里，你可能没有足够的信息在写作过程中继续学习。
尽可能以您的方式了解您的读者。如果它是一个特定的人，他们是否有一个可以给你一些见解的助手？也许这个人的直接报告可以给你一些指示？是否有人的个人资料可以帮助您确定他们的兴趣和沟通方式？如果您正在销售或传达指挥链，那么这些问题的答案可能是您的观众是否阅读并对您的写作采取行动的关键决定因素。
花一点时间考虑一下读者的首选沟通方式。想想他们如何与您和他人沟通。他们是否希望你“达到目的”，还是先问问你的家人在做什么？美国书面交流的普遍智慧是直截了当;然而;许多商业专业人士更愿意首先建立一种关系，如果他们感到贬值，那么他们就不会阅读你的电子邮件。了解您的受众意味着知道在哪里提出要点：在开始或结束时。
在考虑观众时要记住的最重要的事情是知道他们关心的是什么。这个问题“对我来说有什么用？”没有任何问题。如果您没有代表您的读者询问，您的信息可能会被忽略。
第2步：确定通信渠道。
一旦了解了您的受众，您就可以就使用哪个渠道做出明智的决定。渠道或沟通方式可分为内部或外部，正式或非正式。同样，这只是第一步。考虑读者是否会传递您的信息。如果是这样，他或她将通过谁？这些问题将帮助您决定是否需要手册，信件，备忘录，电子邮件或其他形式的商业写作。
一个例子： 我们会写信给我们的主管，说服他需要在要求带薪休假的时候制定新的政策。由于这是一个更正式的内部请求，我们将使用备忘录格式。备忘录的编写方式应使主管可以将其交给人力资源总监进行讨论。
第3步：描述所需的动作。
在商务写作研讨会期间，参与者通常了解受众和沟通渠道，但在他们必须确定其总体目标时，他们会想，“我希望他们阅读它。”这个目标不符合业务目的写作 - 改变行为。向读者讲述您想要的内容可以鼓励您采取具体行动。您希望读者遵循新政策吗？你想让他们打电话要求展示或试用吗？您是在建议进行更改，还是提出需要立即采取行动的请求？
如果您不清楚理想的最终行动，您的读者也会不清楚，并且不太可能采取行动。另一方面，通过清楚地了解您的沟通目标是什么，您更有可能说服您的读者采取行动。时间是商务写作的关键。你只有一点时间让观众知道你所说的话是有价值的，需要采取行动。
第四步：像记者一样思考。
像记者一样，回答“五个W” - 谁，什么，何地，何时，为什么（以及如何）。请记住，商业写作更加清晰。不要提供历史和“有趣”的背景细节，除非它直接与您希望读者做的事情相关。
如果您的读者喜欢相当详细的内容，请考虑在写作中回答以下问题：
- 为什么读者关心？
- 读者如何受益？
- 读者应该怎么做？
- 读者何时应该这样做？
- 如果读者采取行动会怎样？
- 如果读者会发生什么 不 采取行动？
- 还有谁会受益？为什么？
- 读者可以在哪里获取更多信息？
第5步：关闭销售。
在业务沟通结束时要求销售。向读者请求您期望的行动以及您期望的行动。这是对美国观众最有效的“结束”技术。如果为国际观众写作，则涉及不同的步骤;然而，提供一个引人注目的目的将加强您的沟通。
让我们看一个使用写入过程的所有五个步骤的示例。
致：Evan Datta 来自：Soma Jurgensen，x555 日期：2010年12月29日
回复：提高付费休假（PTO）请求的效率 在最近的一次员工会议上，我很想提高我们流程的效率，以便优先考虑我们的时间并发现作为一个组织的更多工作/生活平衡。那天你深思熟虑的想法激励我提出自己的想法。 请将此备忘录视为对流程进行更改的请求，这会导致我们公司花费无数小时的低效率和返工。有了这个变更请求，您可以添加另一种策略，通过简化流程来支持您关注人员的策略。 目前的政策是让员工通过电子邮件将其主管通过电子邮件发送给PTO。然后，主管调查员工拥有的天数，并在批准请求之前部分填写表格以供员工完成并签名。由于我们公司在去年重组期间增加了向每位经理报告的员工数量，因此管理人员对PTO请求的时间需求呈指数级增长。只有一名助理，人力资源总监就会被个别员工PTO应计请求所淹没。结果是花费了大量时间研究和满足请求，这也导致了许多错误。 通过使用公司Intranet分发表格并使用员工登录定制HRIS系统，许多研究和表格可以由员工自己完成。新系统的工作原理如下： 采用这种程序变更将为员工，经理和人力资源部门腾出时间。节省的时间可以用于与不仅仅是常规问题的员工进行个人联系，从而改善人力资源部门提供的客户服务。 继续执行现行政策将导致时间和资源损失。有关当前政策令人沮丧的更多信息，人力资源助理和我可以在一年之后见面。我们可以在与人力资源总监的会议中提供支持此变更的具体细节。 这个新流程可以在六个月的时间内实施，使公司能够在这个日历年（2011年）中受益，并通过简化政策快速突出您关注人员的战略。 我会在一年的第一周内与您联系，以便进一步讨论这个机会。如果您在此期间有任何疑问，请通过备忘录标题中的我的分机与我联系。 此致 XXXX
闭幕致辞 请记住这一点 - 即使只花几秒钟来使用这个五步骤来组织您的想法也可以改善您的工作，无论内容如何。遵循每个相互包容的步骤，可以让您（业务撰稿人）促进对您的业务有积极影响的强有力的沟通。
