难忘的事件不会发生。组织和举办活动需要进行规划。无论是会议，研讨会还是客户评估日，以及您是否有三周的计划或一整年，您的活动的成功都在于细节。我们收集了来自专家的42个小型商业活动策划提示，其中包括一些年度小企业影响者奖的组织者。
$config[code] not found小型企业活动策划：首先要做什么
1.先确定目标受众。 第一步 - 在您做任何其他事情之前 - 应该清楚地定义您的目标受众是谁。从这一点来看，所有其他决策将在格式，内容，价格，位置等方面落实到位。这种结构化方法还将帮助您专注于实现特定目标，而不是让范围变得过于宽泛或淡化。
2.列出详细信息 - 包括照明和公共交通，内容和茶点等。 当你决定举办活动时，一切都很重要。从节目内容和照明到交通和停车 - 一切都很重要。您的观众将把一切都归功于您和您的品牌。制作清单将确保您不会忽视某些事情。
3.举办活动有明确的商业目的。 在开始规划成功活动之前，首先要明确为什么要这样做，因为之后的每个决定都应该支持您的主要目标。它是铅代吗？是为了提高您公司或特定产品的知名度？是开发客户忠诚度？或者你只是想赚钱（这也没关系）？并确保团队了解目的，以便您没有“范围蔓延”。
4.安排时注意其他行业事件。 检查日历。确保您没有安排在假日或热门假期时间或太近的活动。检查目标与会者可能要去的其他事件同样重要。
5.随着尺寸，位置和其他细节的变化灵活变通。 当您进入活动策划流程时，您可能会发现您的活动的大小，位置以及您最初设想的其他方式都会发生变化。只要您不忽视您首先完成所有这些工作的原因，这是自然而完美的。一些灵活性是必要的。
6.了解你的局限性。 我们都知道，目标是举办一场精彩的现场活动。为此，我们还必须意识到我们能够或不能实际做到的事情 - 无论是预算还是时间。如果您决定在一周内举办现场活动，请计划更贴心的活动。如果这是一件大事，请提前几个月做好准备。如果预算很少，你可能需要与创造力和许多自己动手的工作相抗衡。
7.创建SMART目标。 始终从战略开始。就像建立任何业务一样，伟大的事件始于强大，周到和可衡量的策略。直播活动是分享品牌，与目标市场联系，获得产品反馈（以及更多！）的绝佳方式，但您需要知道自己想要实现的目标。坚持SMART目标并概述您的目标。然后确保您继续实现这些目标。
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预算：如何为您的活动付费
8.为您的活动制定“融资计划”，并估算数字。 知道你将如何支付活动费用。大多数活动的资金来自赞助，门票销售，内部营销预算 - 或三者兼而有之。当您为活动创建预算时，您需要估算每个区域可以实际筹集的金额。在您预订场地或签署任何合同之前，最好首先签署赞助商，或者出售预售票以确保您的想法有足够的兴趣为其提供资金。
9.创建费用预算 - 并通过“实物”赞助商捐款来节省资金。 事件往往比一般小企业主认为的成本更高 - 主要是关于场地和食品和饮料。请记住将您需要的所有许可证和许可证定价。 （这是活动策划者可以帮助您避免头痛的地方。）制作一份所有费用的综合清单，然后突出显示您认为赞助商可以发挥作用的区域“提供实物”。您与其他品牌合作的次数越多合作伙伴举办活动，您可以节省的就越多。
10.将众筹作为为活动筹集资金的新选择。 如果这是您第一次运行活动，请使用众筹平台来降低风险。通过在这些平台上发布您的活动，与会者将需要承诺发生活动的门票。如果未满足所需的最小与会者人数，则不会发生此事件。
营销：让人们参加
11.您需要一个详细的营销计划。 为活动制定营销计划。你的组织越有条理，你的活动就越专业。
12.在你的努力中孜孜不倦或你的事件会失败。 如果你不想单独参加你的活动……那么市场，市场，市场，市场……以及更多的市场。
13.确定人们出现的充分理由。 参加者的吸引力是什么？您需要在活动中定义您正在做的事情，以便将目标与会者带到门口。对于消费产品，它可能是一个娱乐和产品演示和免费赠品的聚会。对于商业人群来说，它可能是教育内容，也可能是一位令人兴奋的知名专家。不管它是什么，不要失去与你为什么希望这个特定的观众吵着要进入的联系。
14.以书面形式列出为什么你的目标市场应该参加 - 不要认为好处是显而易见的。 在宣传活动时，一定要告诉目标市场他们将学到什么，他们将会遇到什么以及为什么他们应该在那里。不要以为你的朋友会告诉他们的朋友。如果您正在使用扬声器，请向他们提供广告副本，以便他们可以向观众宣传活动。
15.学习如何与媒体交谈。 记者非常忙碌，总是在截止日期……他们没有时间听取销售宣传。让他们知道信息存在，并且 - 对于未来的故事 - 您是该领域的专家。在您联系时包括该信息。
16.使用Twitter主题标签。 Twitter非常适合宣传活动和围绕活动创建在线社区感。尽早设置一个独特的标签。首先搜索Twitter以确保它尚未使用。将主题标签放在活动网站上，如果您使用推文按钮在网站上进行共享，请将主题标签直接放入预制的措辞中。当人们发推文时，它会在Twitter上自动宣传活动。
$config[code] not found17.使用在线社交活动来宣传主要活动。要在您的活动中建立兴趣，请在主赛事前几周尝试举行Google环聊或Twitter聊天。邀请您的一些发言人参加在线社交活动。通过讨论演讲者将要讨论的内容或突出显示活动，预览主要活动的内容。它产生了预期。
18.在社交媒体网络上购买广告。 在小型活动中经常会忽略在社交网络上购买广告。社交广告平台（首先是Facebook，LinkedIn和Twitter）提供深度定位选项，可以显着帮助我们的地理位置覆盖目标受众。好消息是不需要大笔预算，可以轻松衡量门票销售情况。
19.使用YouTube宣传您的活动。 YouTube是仅次于谷歌的全球第二大搜索引擎。从我们之前的活动或与我们的演讲者/表演者的访谈中上传视频是说服潜在参与者点击购买的好方法。视频提供了重要的视觉线索，从而严重影响了我们的决策过程。通过事件，我们总是感觉到不知道将会发生什么的风险，视频缓解了紧张局势。
20.制作一个很棒的低预算宣传视频。一些海报板，一个免版税的音乐剪辑和一个好的智能手机视频摄像头的创意将创建一个有趣的视频，以帮助宣传将要发生的事情。这是一个很好的视频示例，只是在预算不足的情况下，推动小型商业活动。
21.让当地博客参与其中。 和博主一样聪明。让当地博客参与此次活动通常是在活动之前，期间和之后获得受众的一个很好的策略。博主通常指望广泛，并且通常不遵循传统媒体规则。
22.利用像Meetup这样的活动注册平台。 使用现有平台。如果这是您第一次参加活动并且缺乏推广活动的技能，请查看Meetup.com。除了提供在线管理活动的套件外，Meetup还是您所在地区相关受众的最佳推荐人。它还具有注册和RSVP管理功能，如果您没有经验，则特别方便。
23.使用在线注册。 吓跑人们的更简单方法是通过模拟注册（传真，银行汇票或仅在门口）。提供在线注册以尽快保护尽可能多的与会者，这将有助于尽快预测数字和发布预算。
24.在适合您团队的网站上列出。 一旦你知道你想要参加谁，下一步就是把自己放在他们面前。有些网站专门在全国范围内列出活动（例如Meetup，Lanyrd）和本地，所以从那里开始，研究哪些是最适合上市的。
25.为当地合作伙伴提供奖励以促进您。 发送到相关媒体的新闻稿将有助于产生新闻动态，您可以将媒体（在线和离线）作为合作伙伴参与进来。他们会在您的活动中曝光，以换取宣传。如果他们不想参与这个级别，那就接近他们的想法，为他们的读者举办比赛以赢得门票。
26.让您的扬声器轻松向他们的粉丝宣传。 如果您有任何专家/演讲者参加，鼓励他们宣传他们的社交媒体粉丝/电子邮件订阅者的出席情况。
27.提供早鸟奖励。 以较便宜的价格提供早鸟票是一种很好的方式，通过让人们现在采取行动而不是等待和忘记来获得早期注册。
团队：谁来帮忙？
28.委派责任。 无论您的业务规模如何，请始终尝试委派职责。让一个人负责每一个细节通常都不会很好。只要有可能，让人们控制他们最喜欢的地方。例如，让贵公司的美食家处理餐饮细节。一个人越是享受自己的责任，他们就越有可能成功地履行职责。
29.跟进 - 并再次跟进。 提早和经常入住。虽然没有人想要进行微观管理，但要确保员工和供应商遵守其活动职责。只要人们知道您不时希望更新，当您拨打电话或发送电子邮件时，他们就不太可能感到沮丧。
30.赞助商是版税 - 确保他们感觉像这样。 如果你有赞助商 - 像对待国王一样对待他们。他们为您的活动提供资金并使您能够做到（如果这是您的商业模式）。在活动开始之前要非常清楚他们作为赞助商会得到什么。
31.赞助商总是低估投票率。 如果您认为可以获得100名与会者，则可以根据较低的估算来确定您的赞助 - 特别是如果这是你的第一次活动。给赞助商一个惊喜而不是一个令人失望的惊喜更好。
32.询问人们他们的想法，并准备好反馈的好坏。 要求批评。如果你做了一份体面的工作，你会得到很多赞誉。说声谢谢，然后请求CRITIQUE并为此做好准备。
33.有一个熟练的社交媒体团队来报道你的活动。不要忘记社交媒体团队。虽然不是每个活动或行业都必不可少，但越来越多的活动都集中在利用受众的病毒力量上。如果您的观众在Instagram上发推文，Facebooking和拍照 - 你应该这样做，你需要一个训练有素的团队来执行。
34.寻找为您的利基服务并愿意参与其中的供应商。您可以与之合作的最佳供应商是那些熟悉小企业文化的人。寻找经常与小型企业合作的供应商，或者参与比他们的角色更大的参与的供应商。
活动日：拉开它
35.仔细设定期望 - 然后交付。 确保观众有一个伟大（不好）的经验;而且你给了他们参加的期望。
36.态度具有传染性。 您的客人很大程度上将在活动期间发挥您的态度和动力。以身作则，度过美好时光。
让群众反应成为你的晴雨表。在活动期间阅读观众。询问人们他们是如何做的。如果情况好转，如果不是，你就会知道。
38.总是问问自己：这与参加者有什么关系？ 确保您提供的内容与超过80％的受众群体相关。观众必须采取切实的策略来改善他们的业务和职业……他们必须感受到演讲者的精力。谈论您的业务和您的工作 - 不向观众提供他们需要的东西 - 是浪费时间和金钱的所有人。
39.作为仪式主持人或演讲者 - 练习。 您了解自己的业务，但不要假设您知道如何进行演示。练习提供演讲，回答问题以及处理观众中困难和对抗的成员。你准备得越多越好。
$config[code] not found40.你最好的。看看部分……舒适但时尚前卫。即使您是会计师或律师，也要选择最独特的西装或领带。人们记得你对自己皮肤的舒适程度。
应急计划：当事情出错时该怎么做
41.想象一下这个事件，一步一步地制作一个2列的列表：一列中可能出错的地方，以及第二列中的应急计划。 为意外做好准备。也许音响系统失败了。也许你的主题演讲者保释。你能应付并继续前进吗？
42.随时准备伸出援助之手。虽然提前规划是一个成功的好方法，但它永远不够。总会出现意想不到的事情。因此，为减轻情节投入一点额外的肘部油脂是值得的。这适用于餐饮安排，打印要求，住宿，天气预报，娱乐等。
非常感谢为上述小型企业活动策划提示做出贡献的专家：
- Matt Telfer，Heart Internet营销经理和Marketing Nerd的博主 提示1,24,25,26,27
- Doubet Consulting董事总经理Beth Silver 提示2,11,14,15,38,39,40
- Laura Leites，活动策划人和所有者，L2活动制作 提示3,4,5,8,13,31
- Joy Go，网络营销和联盟计划经理，第2天打印 小贴士6,28,29,36,42
- Liz King，首席执行官，首席活动专家，Liz King Events 小贴士7,9,33,34
- Julius Solaris，活动行业发言人和活动经理博客的编辑 提示10,18,19,21,22,23
- Ramon Ray，技术传播者和Small Biz Technology的编辑 小贴士12,30,32,35,37,41
- 小企业趋势创始人兼首席执行官Anita Campbell 小贴士16,17,20
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